Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Несколько трудовых книжек у одного работника: что делать работодателю?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Иногда так бывает, что, работая в нескольких организациях одновременно, человек заводит и несколько трудовых книжек. Вообще, так быть не должно – Трудовой кодекс Российской Федерации предполагает, что при работе по совместительству трудовая книжка не нужна, а запись о такой работе, если сотруднику она нужна, вносят по основному месту на основании документов – чаще всего копии приказа о приеме на работу. Однако жизнь вносит свои коррективы.
Несколько мест работы одновременно.
Во-первых, это случаи, когда человек заканчивал аспирантуру. При таком раскладе надо быть трудоустроенным в вузе, а денег там, как правило, немного. Тем более, если к моменту поступления уже было неплохое место работы, терять его не хочется, а совмещать получится.
Кроме того, часто в ситуации с совместительством, точнее, тогда, когда именно оно должно быть, но по каким-то причинам человек и на второе место работы устраивается как на основное, появляются две трудовые книжки.
В результате к вам приходит потом устраиваться сотрудник и приносит обе книжки, в которых в одно и то же время стоят разные места работы. Объясните, что вы вести можете только одну – пусть человек выбирает, какую. Вторую пусть оставит дома – она может понадобиться в ПФРе.
Уволили по статье – «теряй» трудовую!
Одна из самых «популярных» причин умышленной «утери» трудовой книжки – увольнение по статье – по причинам, предусмотренным пунктами 3, 5, 6, 7, 7.1, 8, 9, 10, 11 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации. Главный научный консультант компании «Юридическая служба столицы» Дмитрий Ястребов в числе наиболее частых «неудобных» записей называет несоответствие работника занимаемой должности, неоднократное неисполнение работником трудовых обязанностей, дисциплинарное взыскание, однократное грубое нарушение работником трудовых обязанностей (прогул, появление работника на работе в состоянии опьянения или совершение по месту работы хищения), предоставление работником подложных документов при заключении трудового договора. С подобной записью в документах найти работу будет непросто, а порой и невозможно. Поэтому работники заявляют об утере трудовой книжки или утверждают, что никогда её не имели, работая, например, не по трудовым договорам, а по договорам подряда.
Что делать кадровику с двумя трудовыми книжками?
Стоит помнить, что переносить сведения из одной трудовой книжки в другую по закону нельзя. В статье 65 Трудового кодекса РФ сказано, что сотрудник обязан предоставить работодателю трудовую книжку. Если он этого не сделал, потому что потерял старую, то для него заведут дубликат. Эта же норма прописана и в правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, которые утверждены в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и в инструкции по заполнению трудовых книжек, утверждённой постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Пусть сотрудник при приеме на работу самостоятельно решит, какую именно книжку он будет предъявлять для трудоустройства. Принимать от работника обе трудовые книжки не стоит во избежание недоразумений.
Ольга Абашникова
эксперт-методолог BDO Unicon Outsourcing:
Если сотрудник предъявил оригинал книжки и дубликат, то однозначно выбирается дубликат. Слово «дубликат» в трудовой книжке свидетельствует о том, что первоначальная трудовая книжка считается утерянной, то есть недействительной.
Нет однозначного ответа на вопрос, как относиться к сотрудникам, которые заводят две трудовые книжки. Работник может быть профессионалом высокого уровня, но при этом человеком рассеянным. Люди старшего возраста более трепетно относятся к своим трудовым книжкам, так как понимают, что они понадобятся в частности для оформления пенсии. Молодые люди об этом ещё не думают.
Две трудовые книжки: последствия
В законе нет прямой ссылки на привлечение к ответственности за работу по нескольким трудовым книжкам. Но, проведя анализ норм закона, и исходя из практики применения норм трудового законодательства, можно сделать вывод, что каждый работник может иметь лишь одну трудовую книжку.
То есть работа по двум одновременно оформленным трудовым книжкам незаконна. С юридической точки зрения — это обман! При этом обманывают не только работодателя, но и сам работник обманывает себя.
К последствиям наличия и использования двух трудовых книжек одновременно можно отнести:
- увольнение. Когда работник скрывает, что у него в наличии несколько трудовых книжек, он намеренно предоставляет работодателю недостоверную информацию. Также это можно расценить как подлог документов. А эти правонарушения являются основанием для прекращения трудовых отношений и расторжения трудового договора. При этом в трудовой, — в одной из них либо в обеих, — будет сделана соответствующая запись. Это значительно понизит шансы такого работника в поиске другой работы;
- уголовная ответственность. В УК РФ есть ст. 327, которая предусматривает привлечение к уголовной ответственности за фальсификацию документов. Например, если при трудоустройстве в государственные и муниципальные органы соискатель утаит факт наличия у него нескольких трудовых книжек, работодатель может заявить на него в правоохранительные органы. Для этого факт должен быть зафиксирован не только письменно, но и иным способом. Это необходимо для ведения уголовного дела;
- взыскание тех сумм, которые были излишне уплачены недобросовестному работнику. Например, по одной трудовой он получает зарплату, а по второй – пособие по безработице через ЦЗН. Это фальсификация и обман. Одной из мер наказания будет взыскание всех сумм, которые были уплачены такому гражданину в качестве пособия по безработице;
- проблемы с расчётом и начислением пенсии. Нельзя получать пенсию сразу по двум трудовым книжкам. Доказать факт наличия того или иного страхового стажа по одной, а потом по другой трудовой книжке не получится;
- ответственность за уклонение от налогов. По месту работы работник имеет право получать налоговые вычеты. Но при наличии двух трудовых книжек а, следовательно, и двух основных мест работы он может оформить вычеты и там, и там. Если этот факт вскроется, то такого недобросовестного работника можно привлечь к ответственности за уклонение от налогов.
Две трудовых – кого накажут
Если у физического лица оформлены две трудовые книжки, это дает ему возможность скрывать от потенциальных работодателей факт работы в прошлом на низкоквалифицированных должностях.
Предоставляя в отдел кадров второй экземпляр трудовой, сотрудник не задумывается о последствиях своих действий. Законодательные нормы расценивают такой шаг как сокрытие данных о трудовом стаже. Можно ли работать по двум трудовым книжкам? Нельзя, при обнаружении факта задвоения кадровых документов работодатель вправе инициировать увольнение недобросовестного работника.
Если будет выявлено, что у сотрудника имеется несколько трудовых книжек, работодатель может начать служебное расследование. Итогом следственных мероприятий будет признание виновности сотрудника в предоставлении ложных сведений при заключении трудового договора. Если заведены и используются сразу две трудовые книжки, ответственность для работника будет проявляться в увольнении по инициативе работодателя с указанием в причинах расторжения отношений пункта 11 статьи 81 ТК РФ.
Можно ли иметь две трудовые книжки одному человеку
В наше время не редкость ситуации, когда человек трудится на нескольких работах. В связи с этим иногда возникают вопросы: можно ли иметь две трудовые книжки и работать по ним одновременно?
Трудовое законодательство предусмотрело исполнение должностных обязанностей работником в нескольких трудовых коллективах. Между тем, в соответствии со ст. 66 ТК РФ, предписывается трудовую книжку передать на сохранение тому работодателю, труд у которого будет основным. Работа в других организациях в этом случае будет являться совмещением. Информацию о ней можно также занести в трудовую книжку по желанию работника. Для этого сотрудник должен представить на основное место работы письменное подтверждение совместительства (приказ о приеме на работу в другую организацию).
Таким образом, становится очевидно, что законодательство не предусматривает наличия у трудящегося гражданина двух трудовых равноценных книжек одномоментно. Даже если трудовая книжка теряется, надлежит сообщить об этом новому работодателю. На основании документов (приказов о приеме и увольнении, других доказательств) он заведет работнику новую трудовую книжку, которая будет дубликатом утерянной.
Однако при этом конкретного запрета обладать парой трудовых книжек одновременно в законодательстве не содержится. Чем же грозит работа по нескольким трудовым книжкам?
Владение сразу несколькими книжками — актуальная проблема для трудовой сферы. Работники, допустившие нарушения в оформлении трудовых книг, ссылаются на труд сразу в нескольких организациях. Но трудовое законодательство в 66-й статье ТК чётко указывает, что этот документ оформляется в одном экземпляре, который хранится по основному месту работы.
Информация о совмещении нескольких должностей вносится в книги по желанию работников. Если кто-то не желает фиксировать непрестижный труд или работы с низкой квалификацией, он вправе это не делать. Настаивать на внесении информации такого рода в книжку работника работодатель не может.
Очевидно, что второй документ работнику, осуществляющему честную трудовую деятельность, не требуется. Однако и прямого запрета на владение сразу двумя книгами в законодательстве нет! Не предусмотрены также штрафные санкции или любые другие административные наказания. Но при этом наказывается любая мошенническая деятельность при использовании сведений, отображённых в трудовых книгах.
Прежде всего, человек наказывает сам себя, когда дело доходит до его пенсионного обеспечения. А в отдельных случаях обманутые руководители спешат избавиться от владельца двух книжек через его увольнение.
Можно ли работать по двум трудовым книжкам?
Могу ли я завести вторую трудовую книжку и работать одновременно по двум? Такая мысль может появится у сотрудника, совмещающего работы или желающего не показывать результаты своего опыта в другой организации. Давайте разберемся.
Официальная работа – это то, к чему надо стремиться, так как это выгодно работнику и несет спокойствие государству с точки зрения уплаты соответствующих налогов. При этом такой подход к трудоустройству гарантирует получение стабильного дохода, который становится базой для страховых отчислений, а это уверенность в будущей пенсии.
Нынешняя ситуация в стране обусловливается экономическим кризисом, что заставляет людей прикладывать дополнительные усилия, чтобы или сохранить свой доход на прежнем уровне, или попытаться его увеличить. Многие данную задачу решают с помощью второй работы, что зачастую не приветствуется основным работодателем.
В связи с этим работники находят выход из сложившейся ситуации в том, что заводят себе новую «трудовую». Эта позволяет оформиться на второй работе и избежать трений со старым работодателем.
Нюансы подсчета стажа и пособий
Трудовая книжка является основным документом, который подтверждает периоды работы в организации. С одной стороны, нормативные акты не содержат разрешения на то, чтобы у работника были открыты два таких документа.
А с другой никакая ответственность за то, можно ли иметь работнику несколько трудовых книжек одновременно не предусматривается, точно также как нет указания на то, что второй документ автоматически становится недействительным.
Таким образом, закон прямо не запрещает учитывать стаж для определения пособий по обеим трудовым книжкам.
При этом к каждой предъявляются общие требования заполнения документа:
- Все записи должны быть внесены в соответствии с трудовым законодательством;
- Все записи должны быть достоверными, и отражать реальные факты работы в организациях.
В случае, если работодатель сомневается в правдивости сведений из дополнительной трудовой книжки, он может попросить предоставить:
- Копии трудовых соглашений;
- Справки из предыдущих мест работы;
- Копии приказов на прием и увольнение.
Ответственность за заведение второй трудовой книжки
Заведение двух книжек не является законным. Однако в большинстве случаев никакой ответственности за это не наступает. Наказания не будет в том случае, если в новом документе будут отражены правдивые сведения в полном объеме. Ответственность человек несет только тогда, когда информация была сфальсифицирована. В этом случае наказание может быть назначено на основании статьи 327 УК РФ. Она предполагает следующую ответственность:
- Лишение свободы от 2 до 4 лет.
- Штраф в размере 80 000 рублей.
К СВЕДЕНИЮ! Как правило, никакого наказания даже за трудовую книжку с недостоверными сведениями не следует. Это считается мелким нарушением.
Более вероятно наказание в том случае, если трудоустроенное лицо продолжило получать пособие по безработице на основании подложной книжки. Получение социальных выплат на основании подлога подразумевает следующую ответственность:
- Статья 7.27 КоАП РФ. Предполагает ответственность за мелкое хищение. Если сумма ущерба составляет менее 1 000 рублей, она возвращается в пятикратном объеме. Альтернативная ответственность – арест на 15 дней.
- Статья 159 УК РФ. Предполагает наказание за мошенничество. На виновное лицо или накладывается штраф в размере 120 000 рублей, или назначаются исправительные работы. Альтернативная ответственность по этой же статье – арест на несколько месяцев или лишение свободы длительностью до 2 лет.
- Статья 327 УК РФ. Предполагает ответственность за подделку или подлог документов. Виновному лицу может быть назначено лишение свободы.
- Статья 395 ГК РФ. Предполагает ответственность за неправомерное получение средств. Человеку придется вернуть всю полученную сумму в полном объеме, а также выплатить проценты.
Если человек на протяжении длительного времени незаконно получал пособие, ответственность, скорее всего, наступит.
Трудовая книжка: практическое назначение и порядок ведения
Фактически трудовая книжка необходима каждому совершеннолетнему гражданину для официального трудоустройства; оформления трудовой пенсии по достижении пенсионного возраста; оформления ряда пособий (а также загранпаспорта) в том случае, если гражданин является официально безработным.
В соответствии с требованиями трудового законодательства РФ, трудовая книжка должна храниться по основному месту работы. В том случае, если гражданин, кроме основного места, также работает по совместительству, новая трудовая книжка (либо книжки, при наличии нескольких подобных мест работы) не заводится. Записи о совместительстве могут быть внесены в книжку по желанию гражданина, при условии предоставления им на основное место работы соответствующих подтвердительных документов.
При этом реквизиты вкладыша в обязательном порядке должны быть указаны на первом развороте обложки основного бланка.
Две трудовые и налоговый вычет
Еще один вопрос, связанный с наличием у работника двух трудовых книжек, – налоговый вычет. Обычно он производится по основному месту работы, но в законодательстве данный вопрос не прописан. Чтобы вычет осуществлялся налоговым агентом по выбору места службы работника, необходимо составить заявление, приложив к нему соответствующие документы.
Вопрос о налоговом вычете важен и для предприятия, где трудоустроен данный работник. Работодатель, подчиненный которого оформлен в его организации как по основному месту трудоустройства, сможет уменьшить выплачиваемую сумму налога.
Чтобы у владельцев двух и более трудовых книжек не возникло проблем с законодательством, им не следует претендовать одновременно на двух предприятиях на налоговые вычеты. Иначе, в случае выявления такого факта, работодатель вправе взыскать с подчиненного сумму вычета. Это же касается и других гарантий, которые предоставляют в основном месте трудоустройства. Например, если работник берет учебный отпуск по основному месту работы, то здесь он будет оформлен как оплачиваемый, а на дополнительно месте работы взят «за свой счет».
Начисление пенсий и пособий
Помимо указанных выше последствий, могут появиться трудности с получением пособий. Несмотря на то, что трудится человек сразу в двух организациях, рассчитывать на денежные выплаты по беременности или по другим причинам он сможет только в одном месте. Такая же ситуация касается и больничных листов, ведь при этом оформляется соответственный бланк, и он должен быть один. Не разрешено одновременно подавать документы на двух предприятиях. Конечно, нарушитель не получит никаких штрафов или других видов наказания. Единственное, что могут сделать представители компании – уволить такого работника.
Важно! Самые серьезные проблемы могут возникнуть тогда, когда будет осуществляться начисление пенсионного обеспечения. Человек имеет две книжки и работает на двух должностях. К сожалению, для таких людей, подать в государственную контору оба документа с заработанным стажем нельзя.
Оформление на работу в несколько организаций
В большинстве случаев, 2-е трудовые книги появляется при попытке занять должности в нескольких предприятиях сразу.
В ТК России обозначена возможность устройства лица на 2-е работы сразу. Разберем это по пунктам:
- Официальное устройство на труд, сразу в нескольких структурах, на постоянной и временной основе, именуется совместительством.
- Люди имеют законное право подписывать любое количество договоров о труде с неограниченным числом организаций.
- При совместительстве, можно осуществлять трудовую деятельность у разных работодателей, или по разным специальностям в одном месте.
- Книжка в этих случаях, направляется в кадровую службу одной из организаций, а в остальных – трудоустройство осуществляется методом заключения договора о труде.
- Представителя работодателя следует поставить в известность, что его работник получает еще и другой источник дохода.
- При трудоустройстве на иные рабочие должности, вместо книжки о труде предоставляются паспорт и дипломы о полученной специальности.
- На практике, представителю работодателя проще оформлять кандидата на должность при наличии книжки о стаже труда.
Законодательством не установлена прямая ответственность за наличие двух трудовых. Однако использование нескольких документов может повлечь за собой определённые последствия:
- Сложности при предоставлении вычетов. Если человек имеет несколько книжек, работает в двух организациях, потребовать налоговые вычеты он может только в одном из предприятий. Учебный отпуск тоже должен быть оплачен одной фирмой. В прочих местах работы сотруднику необходимо оформить отпуск за свой счёт. В случае злоупотребления владением несколькими документами, один из работодателей может потребовать возврата излишне уплаченных сумм.
- Нюансы при оформлении пенсии. В данное время трудовая больше не несёт функцию учёта стажа. Однако получить пенсию без предъявления оригинала этого документа невозможно, так как он включён в перечень необходимых бумаг. Владельцы нескольких книжек могут предъявить только одну из них. Если срок стажа, зафиксированный в этом документе, окажется меньше реального, то человеку придётся объяснять причину этого факта.
- Сложности при оформлении пособий. Все выплаты пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам можно получать только в одной из организаций, где работает сотрудник. При этом в бланке больничного листа есть графа, куда следует вписать наименование предприятия, куда будет предоставляться документ. Оформление двух бланков для сдачи в несколько мест запрещено.
Никаких штрафов за использование двух трудовых не предусмотрено. Однако, если человек сознательно скрыл наличие документа, то при обнаружении этого факта организация может уволить работника.
Стоит ли иметь две трудовые? Преимущества и недостатки
Конечно, иметь две трудовые книжки очень удобно – вы получаете возможность осуществлять две деятельности одновременно, не по совместительству, тем самым не создавая конфликтных ситуаций с работодателями.
Также вторая трудовая книжка обеспечивает возможность работнику не являться на первое место работы и не просит на время выдать трудовую для того чтобы трудоустроиться еще один раз. Но есть в этом и обратная сторона. Так, например отработанный вами стаж не станет основанием для увеличения вашей пенсии.
Ровно также можно сказать и о том, что к вам появятся претензии со стороны налоговых органов, которые могут стать основанием для вызова вас в суд. В связи с этим, только вам решать, нужно ли вам иметь две трудовые или же нет.