Первичные документы бухгалтерского учёта

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Первичные документы бухгалтерского учёта». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Первое, о чем следует помнить: есть группа документов, которую вообще нельзя исправлять. Это банковские и кассовые документы, включая платежные поручения, а также бланки строгой отчетности, которые выдают вместо чеков ККТ. Как поступить, если в таких документах все-таки допускают ошибки? Документы с ошибками нельзя принять к исполнению, вместо них нужно составить новые, уже правильно заполненные бумаги.

Нюансы составления первичных учётных документов

ФСБУ 27/2021 содержит некоторые допущения в правилах составления первички.

• Можно оформлять несколько связанных фактов хозяйственной жизни одним первичным учётным документом.
• Можно оформлять длящиеся или повторяющиеся факты хозяйственной жизни первичными учётными документами с периодичностью, определяемой исходя из принципа рациональности, при условии их составления на учётную дату.
• Можно оформлять ряд сделок, заключённых участником биржевых торгов, по договорам с разными контрагентами одним первичным учётным документом.
• Можно использовать в качестве первички документы, составленные или полученные в процессе жизнедеятельности экономического субъекта (договор, чек, квитанция об оплате и т.д.) при наличии обязательных реквизитов учётного документа.

Ошибки в первичных документах

Ошибка в бумажной первичке может обнаружиться после того, как документ приняли к учёту. Возможность исправить её зависит от вида документа.

Не подлежат исправлению кассовые и банковские документы:

• приходный кассовый ордер (форма № КО-1);

• расходный кассовый ордер (форма № КО-2);

• платёжные поручения и иные банковские документы;

• БСО, выдаваемые вместо чеков ККТ.

Если в таком документе допущена ошибка, то надо составить новый.

Для счетов-фактур и УПД существуют корректировочные формы. В остальных случаях ошибки исправляются прямо в существующих документах.

Как исправить ошибку в бумажной первичке:

• Зачеркните неправильный текст или сумму одной чертой.

• Над зачёркнутым текстом напишите исправленный текст или сумму.

• Верные данные подтвердите записью «Исправлено» и подписями лиц, внёсших изменения, с указанием их фамилий и инициалов, укажите дату.

Как исправить ошибку в электронной первичке:

• Вместо неверного электронного документа, нужно составить новый (исправительный) электронный документ.
• В нём должно быть указание на то, что это именно исправительный электронный документ, и ссылка на первоначальный документ. Он должен быть подписан электронной подписью лиц, ответственных за составление документа.
• Исправительный документ не должен просматриваться и использоваться без первоначального.

Как исправлять первичную документацию

Обратите внимание, что вы не можете просто выбросить или разорвать неправильно заполненный документ, это нарушение. Неверно составленный документ бухгалтер должен перечеркнуть и подшить в учетную книгу вместе с «правильным» документом. Однако кассовая книга и авансовый отчет не принадлежат к категории кассовых документов. Соответственно, в них можно вносить исправления. Но делать это нужно правильно.

Допущенные в этих документах ошибки нужно исправить так, чтобы сохранить реквизиты и основной текст. Полностью заменить испорченный бланк нельзя, если речь идет о первичной документации. Вместо этого следует прибегнуть к одному из двух способов корректировки.

1. Первый способ внесения корректировок в «первичку», установленный законодательством: в самом тексте документа, то есть неправильные сведения зачеркивают одной чертой, вписывают правильные данные, затем следует проставить дату и написать «Исправлено». Заключительный этап – подписи тех, кто составил документ с указанием фамилий и инициалов.
   Часто первичные документы составляют в двух экземплярах, поэтому ошибки дублируются. В таких случаях нужно откорректировать оба экземпляра, иначе изменения не будут иметь законной силы. При худшем варианте развития событий, если не откорректировать второй экземпляр, суд будет рассматривать как достоверные те сведения, которые были указаны в тексте до внесения правок.
2. Второй способ коррекции данных – это составление исправленного экземпляра. Его предлагает Налоговая служба: вместо того, чтобы исправлять первоначальный документ, следует составить новый экземпляр с той же датой и номером. В этом экземпляре указываем, что документ – исправленный, фиксируем его порядковый номер и дату. То есть в таком документе должна быть информация «исправление №» плюс указание даты. Именно эта строчка будет отличать его от документа, в котором допустили ошибку.

Документооборот первичных документов

Документооборот первичных документов включает в себя следующие этапы:

• оформление первичного документа;
• передача документа в бухгалтерию, где он проверяется и вносится в регистры;
• текущее хранение и последующая передача документа в архив.

Далеко не праздный вопрос – когда должны оформляться первичные документы? Ответ на это есть в статье 9 закона № 402-ФЗ «Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания».

Недопустимо оформлять первичные документы через несколько дней после проведения хозяйственной операции. Все работники, имеющие право оформлять первичку, должны соблюдать график документооборота, в котором можно установить, например, такие сроки сдачи документов в бухгалтерию:

• приходные и расходные кассовые ордера – в день составления;
• документы, связанные с оформлением продаж – не позднее следующего рабочего дня;
• авансовые отчеты – не позднее трех рабочих дней после расходования средств;
• листки нетрудоспособности — не позднее следующего рабочего дня после выхода на работу и т.д.

Что касается документов, подписанных контрагентами, то обязанность передавать их своевременно можно предусмотреть в тексте договора, например, так: «Покупатель обязуется передавать Поставщику оригиналы подписанных товарных накладных, актов и счетов-фактур не позднее двух рабочих дней со дня их подписания».

При передаче подписанной первички в бухгалтерии проверяют форму документа; наличие обязательных реквизитов; законность проведенной хозяйственной операции; арифметические расчеты. Данные проверенных первичных документов вносятся в бухгалтерские регистры.

Текущее хранение первички осуществляется обычно в бухгалтерии, а по окончании года документы группируются по датам, комплектуются в пачки и передаются в архив. Хранить первичные документы надо не менее пяти лет.

Вопрос 3: Какие формы первичных документов используются?

Согласно закону о бухучете, формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Законодательство тем самым дает право хозяйствующим субъектам выбирать формы первичных учетных документов, то есть использовать как унифицированные, так и самостоятельно разработанные формы первичных документов. К собственной первичке выдвигаются два ключевых требования: она должна содержать все обязательные (перечисленные в предыдущей главе этой статьи) реквизиты, а также быть прописана в учетной политике предприятия.

Нередко компании за основу берут унифицированные документы и дорабатывают их под свои потребности, добавляя необходимые пункты, графы, строки. Применение комбинированной формы первичного документа также является допустимым.

Важно помнить, что каждый новый разработанный первичный документ необходимо отражать в учетной политике предприятия. Там же необходимо прописать и «самодельные» учетные документы ваших контрагентов, которые принимаются к учету.

Большинство форм первичных документов могут быть самостоятельно разработанными или доработанными, однако кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов, например такими формами являются приходные или расходные кассовые ордера.

Существует перечень документов, которые оформляются для любого вида сделки.

Вопрос 6: Как облегчить работу с первичными документами?

Ошибки в работе с первичкой не редкость – объем информации такой, что не мудрено и ошибиться! Избежать неприятностей в работе с первичными документами призваны электронные системы-помощники. Сервис СБИС Электронный документооборот позволит наладить учет первичной документации, обеспечит легкий обмен данными с контрагентами. СБИС Электронная отчетность позволит передавать отчетность во все контролирующие органы – просто, без ошибок и точно в срок!

Подкрепить электронные коммуникации цифровой подписью вам помогут специалисты нашего Центра ЭЦП, которые быстро и четко под вашу задачу изготовят электронную цифровую подпись.

Подробнее о том, как сервис СБИС может помочь при работе с первичной учетной документацией, вам готовы рассказать наши специалисты.

Споры о том, является ли гражданско-правовой договор бухгалтерским первичным учетным документом или нет, идут давно, и в среде специалистов сосуществуют одновременно две точки зрения. И как ни удивительно, обе опираются на действующие законодательные нормы.

В среде финансистов и бухгалтеров преобладает мнение о том, что гражданско-правовой договор не является первичным учетным документом, поскольку:

1. гражданско-правовой договор говорит лишь о том, на каких условиях стороны договорились сотрудничать, а уже последующие документы фиксируют, когда и как эти договоренности реально выполнялись (например, накладная документирует отгрузку товаров; акт – выполнение работ, оказание услуг; платежное поручение – перечисление денег и т.д.);
2. в бухгалтерском учете эти специалисты отражают проводками как раз данные факты хозяйственной жизни организации. К тому же исполнение договорных обязательств на практике может пойти не по намеченному сценарию, например:

• оплату заказчик сделает не единовременно (как договаривались), а несколькими траншами;
• оплата по договору должна была поступить, но деньги так и не пришли, и т.д.

Во всех случаях бухгалтерский учет отразит реальное положение дел, а не то, что первоначально предполагалось.

Сторонники данной точки зрения апеллируют в основном к отмеченным в следующей цитате знаком «–» частям статьи 9 «Первичные учетные документы» Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухучете).

Первичные учетные документы: все, что нужно знать

Первичные учетные документы — это документы, которые фиксируют факты хозяйственной деятельности организации. Они используются для составления бухгалтерской отчетности и должны содержать информацию о каждом документе, который связан с финансовыми операциями.

Среди первичных учетных документов можно выделить накладные, счета-фактуры, кассовые чеки, акты выполненных работ и другие документы, которые отражают продажи товаров, оказание услуг, движение денежных средств и другие операции.

Правильное заполнение первичных учетных документов — это важная задача для бухгалтерии. Неправильно заполненные документы могут привести к ошибкам в бухгалтерской отчетности и штрафам за нарушение законодательства.

• Важными элементами первичных учетных документов являются:
  • номер документа;
  • дата составления;
  • наименование организации, которая составила документ;
  • наименование контрагента;
  • сумма операции.
• Кроме того, необходимо следить за правильностью заполнения налоговых реквизитов и правильным указанием кодов товаров и услуг.

Чтобы избежать ошибок при заполнении первичных учетных документов, бухгалтер должен иметь хорошее понимание требований законодательства и принципов бухгалтерского учета. В случае необходимости, можно обратиться к специалистам за консультацией.

Как правильно заполнять первичные учетные документы

Шаг 1: Внимательно ознакомьтесь с инструкцией по заполнению документа. Это позволит избежать ошибок и снизить вероятность возникновения проблем в дальнейшем. Инструкция по заполнению обычно приводится в правой части документа.

Шаг 2: Введите данные в соответствующие поля. При заполнении первичных учетных документов важно следить за правильностью ввода данных, допустимости значений и соответствием информации фактическому состоянию дел. Не оставляйте поля без заполнения, если это не предусмотрено инструкцией.

Шаг 3: Подписывайте документ правильно. Подписание документа является доказательством согласия со всей информацией, указанной в нем. Внимательно проверьте ФИО и должность подписывающего лица, указанные в соответствующих полях. При необходимости, укажите причину подписи в дополнительных полях.

Шаг 4: Сохраняйте документы в соответствии с правилами хранения. Важно, чтобы документы не потерялись и были доступны в случае необходимости. Не храните первичные учетные документы вместе с другими документами, не относящимися к учету, и не выкидывайте их без особой необходимости.

Право подписи финансовых документов

Финансовые документы являются важными составляющими успешной работы любого предприятия, которое занимается внешнеэкономической деятельностью. Необходимо правильно составлять и заверять эти бумаги, чтобы они не потеряли свою юридическую силу.

Первое и второе право подписи принадлежит директору предприятия и главному бухгалтеру соответственно. Остальные же права могут быть переданы уполномоченным лицам. Для получения права на выполнение этой процедуры они должны иметь доверенность. Заверить её можно двумя способами:

1. Внутри предприятия, составив специальный приказ. Этот метод используется чаще всего. Он не требует больших денежных и временных затрат, а также прост в исполнении.
2. Через нотариуса. Данный метод встречается гораздо реже.

Правом подписи, зачастую, обладает бухгалтер предприятия. Но при необходимости оно может быть передано любому другому уполномоченному сотруднику.

Что такое первичные документы бухгалтерского учета: виды

С помощью подписи лица, занимающие соответствующие должности, заверяют налоговый орган в том, что факт хозяйственной деятельности произошел.

Вместе с тем, хозяйственная деятельность в целях получения прибыли ведется в соответствии с заключенными договорами на реализацию продукции (выполнение работ, оказание услуг). Основанием для оформления первичной документации, как правило, является возмездный договор на выполнение соответствующей работы (п. 1 ст. 423 ГК РФ).

Впрочем, как уточнили налоговики, наличие договора для оформления первички не обязательно, так как стороны вправе установить, что условия заключенного ими договора применяются к их отношениям, возникшим до сделки, если иное не установлено законом или не вытекает из существа соответствующих отношений (п. 2 ст. 425 ГК РФ). Следовательно, если договор был подписан сторонами после выполнения и завершения работ, но в нем указано, что все условия договора применяются к отношениям, возникшим до заключения договора, то это не является препятствием для подтверждения налогоплательщиком расходов с помощью первичных документов, оформленных до сделки.

Перечень первичных документов бухгалтерского учета

Перечень таких бумаг состоит из:

1. Договора: составляется при заключении сделки. В нем прописывают все условия сделки: цены, порядок расчета, даты выгрузки и прочее.
2. Счета: не является обязательным документом, но применяется для удобства. В нем отражен список товаров, их количество, стоимость и реквизиты для оплаты.
3. Чека (кассового или товарного) или квитанции: выдается при покупке товара за наличные деньги.
4. Платежного поручения: оформляется при безналичной оплате.
5. Банковской выписки: выдается при оплате переводом через банк.
6. Кассового ордера: является доказательством движения денег в кассе организации, например, между отделами.
7. Авансового отчета: выдается вместе с деньгами из кассы на какие-либо нужды, например на оплату билетов или гостиниц, канцтоваров. К нему должны прилагаться документы, подтверждающие факт траты.
8. Накладной (или акта оказания услуг): выдается получателю при отгрузке товара или по окончанию работы.
9. Товарно-транспортной накладной (ТТН): необходима при перевозке товара. В ней указывают наименование груза, его вес и стоимость, данные автомобиля и водителя, маршрут.

Примите к сведению: счет-фактура является только дополнением к основному первичному документу: даже в Налоговом Кодексе это понятие вынесено за пределы первичных документов.

Работа с входящими документами

Процесс обработки входящих бумаг включает в себя:

• Определение типа документа. Бухгалтерские бумаги всегда содержат сведения о совершенных хозяйственных операциях. Например, к ним относят накладную, ордер на получение денежных средств и пр.
• Проверка реквизитов получателя. Документ должен адресоваться конкретному предприятию или его сотруднику. На практике бывает так, что документы на приобретение материалов специально выписываются на компанию, хотя договор с поставщиком не заключен.
• Проверка подписей, оттисков печатей. Лица, подписавшие документ, должны иметь на это полномочия. Если визирование первичных бумаг не входит в компетенцию сотрудника, то они признаются недействительными. Что касается оттисков, то на практике нередко возникают ошибки у тех предприятий, которые имеют несколько печатей. Информация на оттиске должна соответствовать типу документа, на котором он стоит.
• Проверка состояния документов. В случае обнаружения повреждений на бумагах или нехватки каких-либо листов необходимо составить акт, копию которого направить контрагенту.
• Проверка действительности события, отраженного в документе. Сотрудники предприятия должны подтвердить сведения о факте совершения операции. Документы о приеме ценностей заверяет завскладом, условия договора подтверждает маркетолог. На практике бывают ситуации, когда от поставщика поступает счет на товары, которые предприятие не получало.
• Определение периода, к которому относится документ. При обработке первичных бумаг важно не учесть одни и те же сведения дважды.
• Определение раздела учета. При получении первичной документации необходимо установить, в каких целях будут использоваться поставленные ценности. Они могут выступать в качестве основных средств, материалов, нематериальных активов, товаров.
• Определение регистра, в котором будет подшит документ.
• Регистрация бумаги. Она осуществляется после всех проверок.

Вопрос: Является ли гражданско-правовой договор первичным учетным документом? (журнал «Пищевая промышленность: бухгалтерский учет и налогообложение», N 1, январь 2016 г.)

Является ли гражданско-правовой договор первичным учетным документом?

эксперт журнала «Пищевая промышленность:

бухгалтерский учет и налогообложение»

Журнал «Пищевая промышленность: бухгалтерский учет и налогообложение», N 1, январь 2016 г., с. 72-74.

В силу п. 2 ст. 1 Закона N 402-ФЗ*(1) бухгалтерский учет — это формирование документированной систематизированной информации об объектах, предусмотренных данным законом, в соответствии с требованиями, установленными им, и составление на основе названной информации бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденному Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (далее — Положение), все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Обязательные требования к составлению первичных учетных документов приведены в п. 12-18 Положения.

Таким образом, первичные учетные документы — это документы, которые удостоверяют (подтверждают) факт совершения хозяйственных операций, служат основанием для отражения фактов хозяйственной деятельности в счетах аналитического и синтетического учета. К таким документам могут относиться, например, приходные и расходные кассовые ордера, квитанции, накладные и т.д.

Является ли первичным документом гражданско-правовой договор?

К сожалению, однозначного ответа на этот вопрос действующее законодательство не содержит. Суды высказывают противоречивые точки зрения по обозначенному вопросу.

Вот что отмечается по этому поводу в Постановлении АС ПО от 28.05.2015 N Ф06-23899/2015 по делу N А57-13648/2014. Гражданско-правовые договоры сами по себе не подтверждают движение денежных средств или факт совершения конкретной хозяйственной операции. Следовательно, такие договоры не могут быть отнесены к числу первичных бухгалтерских документов. В соответствии с ст. 153 ГК РФ сделками признаются действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. В силу ч. 1 ст. 420 ГК РФ договор — это соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Таким образом, исходя из изложенного договор является лишь основанием для составления первичных документов бухгалтерского учета. Более того, договор может не содержать обязательных реквизитов, установленных ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Однако это обстоятельство не влечет за собой его недействительность.

Арбитры Арбитражного суда Смоленской области в Постановлении от 31.08.2015 по делу N А62-6393/2014 высказали похожее мнение. В силу норм, установленных п. 8 ст. 3, п. 1, 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, Положением, бухгалтерский учет представляет собой вторичную категорию, призванную зафиксировать и отразить совершенное организацией действие на счетах бухгалтерского учета и в отчетности. Закон N 402-ФЗ и Положение разделяют понятия первичных учетных документов и самого бухгалтерского учета. При этом первичные учетные документы являются основанием для последующего ведения бухгалтерского учета в соответствии с установленным порядком. Таким образом, гражданско-правовые договоры не считаются непосредственно учетными документами и не относятся к документам бухгалтерского учета.

Иная точка зрения высказана в Постановлении АС СЗО от 09.04.2015 N Ф07-1504/2015 по делу N А56-21786/2014:

по смыслу положений п. 1 ст. 9 с учетом п. 2 ст. 1, ст. 3 и 5 Закона N 402-ФЗ сделка, совершаемая юридическим лицом, как факт его хозяйственной жизни является объектом бухгалтерского учета, подлежащим оформлению надлежащим образом. С учетом изложенного следует признать, что договор как документ, которым оформляется совершение сделки, относится к первичным учетным документам по смыслу Закона N 402-ФЗ.

Добавим: наличие двух противоположных мнений относительно правомерности отнесения гражданско-правового договора к первичным документам хозяйствующие субъекты могут использовать в своих интересах. В зависимости от преследуемых целей они вправе руководствоваться любой из вышеприведенных позиций.

1 января 2016 г.

*(1) Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Журналы издательства «Аюдар Инфо»

На страницах журналов вы всегда найдете комментарии и рекомендации экспертов, ответы на актуальные вопросы, возникающие в процессе вашей работы. Авторы — это аудиторы-практики, налоговые консультанты и работники налоговых служб, они всегда подскажут вам, как правильно строить взаимоотношения с налоговой инспекцией, оптимизировать налоги законным путем, помогут разобраться в новом нормативном акте, применить его на практике и избежать ошибок в работе.

Похожие записи:

• Переселение граждан из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей
• Налоговый вычет за недвижимость: что, кому и сколько положено
• Форма заявления о переходе на УСН в 2023 году