Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Особенности хранения документов в электронном архиве». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В Концепции развития электронного документооборота, подготовленной Федеральной налоговой службой РФ, обозначены факторы, препятствующие всеобщему переходу на ЭДО, а также определены меры по их устранению.
Долгосрочная сохранность в Диадоке
Так называется многофункциональный сервер, который предусматривает все потребности компании. Программное обеспечение поможет организовать комфортную работу, нормализует документооборот высокого качества. Ресурс предоставляет следующие возможности хранения документов в электронной форме:
- позволяет распределить обязанности и дает право подписания определенным отделам и их сотрудникам;
- переданные через Диадок сведения имеют юридическую силу, не вызывая сомнений у контролирующих органов и партнеров сомнений;
- есть функция простого и расширенного поиск с использованием фильтров;
- сохраняет в трех экземплярах на разных серверах;
- предоставляет возможность отправлять файлы непосредственно контрагентам для согласования;
- обеспечивает бессрочную сохранность документов.
Сервер также позволяет создать структурированное хранение данных в электронном виде на локальном ПК. Пользователь индивидуально под себя сделает понятную структуру файлов с определенными наименованиями и расположением, чтобы комфортно работать с архивными материалами. Когда оплачиваемый период завершается, у покупателя остается доступ к хранилищу с высоким уровнем защищенности, подтвержденным соответствующим сертификатом.
Уничтожение документов в электронной форме после окончания их срока хранения в архиве практически не отличается от уничтожения бумажных документов, но проводится гораздо быстрее и проще. Если вы используете СЭД, то уничтожение обычно заключается в формировании и проведении специального документа в системе, в который вы добавляете соответствующие архивные дела. Там же можно сформировать акт уничтожения и распечатать его при необходимости.
При уничтожении ЭД, хранящихся на компьютере или внешнем носителе, нужно учитывать один нюанс. Если вы просто выполняете уничтожение в предусмотренном законом порядке и в целях освобождения места на диске – то можете просто удалить документ (не забыв очистить Корзину), и все. Если же речь идет о важных документах, которые вам нужно удалить с гарантией, что они никому больше не попадут в руки, то помните, что IT-специалист в большинстве случаев может восстановить удаленный документ с жесткого диска компьютера или другого носителя.
Чтобы уничтожить документ надежно и навсегда:
- используйте специальные программы, которые многократно перезапишут те отделы диска, на которых хранился ваш документ. После этого его невозможно будет восстановить;
- в самых серьезных случаях лучшим способом будет физически уничтожить носитель, на которым был документ, – сжечь, механически разрушить, размагнитить (если он магнитный) и т. д.
Способы хранения электронных документов
Итак, перейдем к следующему важному вопросу: как организовать «хранилище» документов в рамках конкретного предприятия.
1. Локальный электронный архив.
Самый простой формат хранения документов, но одновременно с этим самый неудобный и небезопасный.
- Компания создает на жестком диске локального ПК каталог файлов.
- Электронные документы классифицируются по нужному признаку и отправляются в подходящий раздел.
- Сотрудники имеют доступ к такому «хранилищу», любой может воспользоваться архивом, ознакомиться или скачать себе на флешку документ.
Сроки хранения и утилизации электронных документов
Электронные аналоги бумажных документов должны сохраняться на предприятии те же сроки. Напомним, какие требования установил закон:
- счета-фактуры, первичка — 5 лет;
- регистры налогового учета и налоговая отчетность — 5 лет;
- квартальные финансовые отчеты — 5 лет;
- годовые финансовые отчеты — 10 лет;
- учетная политика предприятия — 5 лет;
- сведения о доходах сотрудников (физлиц) — 75 лет;
- передаточные акты, пояснительные записки — без ограничения срока;
- все документы, связанные с ЭЦП (сертификаты проверки, сведения о ключе подписи, договор с УЦ) — 5 лет.
Электронный архив – что это, и какие плюсы имеет?
Цифровой архив можно сравнить с хранилищем, в которое из системы электронного документооборота и других виртуальных источников поступают документы. Поток документации архивируется и упорядочивается, разбивается в соответствии с определенными нормами.
Нормы устанавливаются предприятием и его нормативами, а также ГОСТом Р 54989-2012.
Организовать электронный архив можно следующими способами:
- Хранилище архива и системы документооборота – хранение осуществляется со стороны провайдера ЭДО. Условия доступа и другие подробности обсуждаются с поставщиком услуги;
- Облачное хранилище – хранение документации в электронном формате проводится на стороннем сервере, доступ к которому на заранее согласованных условиях предоставляется через интернет;
- Локальный архив – хранение электронной документации выполняется с помощью пользовательского сервера.
Независимо от выбранного метода организации, вы получите ряд преимуществ:
- Подтверждение ставки НДС 0%
Удостоверять право на льготное налогообложение, включая нулевую ставку налога на добавленную стоимость, будет легче.
- Высокий уровень безопасности
Электронный архив работает так, что изменить файлы и получить доступ к ним может лишь автоматизированная система. Пользователи могут только читать документацию. Документы хранятся на информационном носителе, с помощью которого можно выполнять резервные копии на иных носителях. Сервера будут располагаться на различном физическом оборудовании. При проблемах одного сервера, например, при затоплении машины, с восстановлением документов с помощью резервных копий не возникнет никаких сложностей.
Опасность несанкционированного доступа к информации отсутствует. Так как права по доступу можно разграничивать так, как это необходимо.
- Возможность быстрого ответа на вопросы налоговиков
Отыскать нужные документы для предоставления в налоговую службу можно будет действительно быстро и просто.
- Широкие возможности масштабирования
С расширением предприятия увеличивается объем документов и, как следствие, необходимое под эти документы пространство. Если ваш архив существует в электронном формате, для его увеличения потребуется купить еще один носитель данных и подсоединить его в общей системе архива.
Еще один плюс – возможность указания периода годности документации. По истечению заданного срока, документ будет стираться самой системой автоматически.
- Эффективность и простота использования архива
Нужная электронная бумага будет доступна после пары щелчков мышкой. Вся документация станет располагаться в одной масштабной системе. Архив даст возможность структурирования, сортировки документов по определенным признакам, например, по названию, по дате занесения в базу.
- Отсутствие необходимости в аренде или покупке площади
Упорядочивая хаос: подводные камни архивного хранения документов
Избежать хаоса в крупном архиве можно, но сложно. Для хранения архивных документов требуются люди и, что самое печальное, время. Много людей — больше хаоса, ибо человеческий фактор непредсказуем. Мало людей — больше времени уйдет на организацию архивного хранения документов. И даже если регламенты соблюдены и формирование дел выполнено по правилам, какой-нибудь вопрос застает службу или человека, отвечающего за архив, врасплох. Вот несколько таких вопросов:
- А где лежат акты, закрытые в мае позапрошлого года? Срочно нужны все из них по контрагенту такому-то!
- Кто последний брал вот этот документ? Кого бить за износ бумаги?
- Сколько времени и сил нам нужно, чтобы предоставить налоговой все, что она просит? У нас вообще все это есть?
Как правильно организовать электронный документооборот
Документооборот в государственном архиве подчиняется регламентам и требованиям ГОСТов и правовых актов. На их основе описываются правила рассмотрения, обработки, исполнения и хранения документов.
Главные нормы всех правовых актов, касающихся организации работы с документами в госорганах при организации внутренней деятельности, содержатся в сводном регламентирующем документе — «Типовых функциональных требованиях к системам электронного документооборота (СЭД) системам хранения электронных документов (СХЭД) в архивах государственных органов» и утверждены приказом Федерального архивного агентства № 69 от 15.06.2020.
Включение, учёт, хранение и доступ к электронным документам и электронным копиям документов обеспечивает информационная система СХЭД.
К СХЭД предъявляют 7 обязательных требований:
- Соответствие нормативным правовым актам РФ, устанавливающим требования к работе с документами в государственных органах.
- Взаимодействие с иными государственными системами данных.
- Формирование и предоставление сводной статистической отчетности и иной фактографической информации о документах, включенных в систему.
- Обязательная аутентификация и управление доступом в СХЭД.
- Обеспечение многокритериального поиска документов.
- Обязательное использование электронной подписи ЭП.
- Протоколирование всех действий пользователя системы.
Требования к документам, передаваемым в электронный архив
Не менее важны вопросы по формату передаваемых документов в архив:
- При сдаче документов в архив их необходимо сконвертировать в формат архивного хранения, которым назван формат — PDF/A-1.
- Учетной единицей электронных документов в архиве организации является единица хранения – контейнер электронного документа. Контейнер электронного документа представляет собой zip-архив, который содержит сам документ и его метаданные, включая ЭП.
- Систематизация документов в дела и распределение в контейнеры проводится в подразделении, в котором ведется дело.
- Контейнеры на хранение могут передаваться по сети или на обособленном носителе информации однократной записи в двух экземплярах –основной и рабочий.
- Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации электронные документы и описи электронных документов, дел.
- Учет производится путем присвоения единицам хранения электронных документов учетных номеров, которые являются составной частью их архивного шифра, понятно, что если документы передаются обособленных носителях, то шифр необходимо проставлять на футляре носителя. При хранении электронного документа в информационной системе шифр включается в метаданные контейнера документа
- Архивный шифр единицы хранения электронных документов включает те же элементы, что и архивный шифр хранения бумажных документов и дополнительно указывается отметка о статусе экземпляра электронных документов: (осн.) –основной, (раб.) – рабочий.
Электронный документ в соответствии с Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи» является документом, где информация представлена в электронно-цифровой форме1. Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» определяет понятие документа как информации, зафиксированной на материальном носителе с реквизитами, которые позволяют её идентифицировать2.
Следовательно, понятие электронного документа нужно рассматривать как зафиксированную в виде файлов информации, содержащую определённые реквизиты и размещённую на материальном носителе. Реквизиты электронного документа при этом могут зафиксироваться как в электронном виде, например, посредством электронно-цифровой подписи, так и в документе на бумажной основе.
Но необходимо учитывать то обстоятельство, что электронный документ без использования определённых технологий так и останется файлом на носителе. Такой электронный документ можно сопоставить с бумажным документом, текст которого исчез: документ вроде бы есть, но в сущности его нет. Поэтому электронный документ лишь тогда можно назвать «документом», когда есть возможность воспроизвести файл и воспринять информацию визуально.
Указанные особенности электронных документов: взаимосвязь их элементов и использование соответствующих информационных технологий для их воспроизведения и прочтения, каждый раз необходимо учитывать при организации их архивного хранения, будь то экспертиза ценности, учёт, описание или обеспечение сохранности.
Электронный документ должен3:
- создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься посредством программных и аппаратных средств;
- иметь реквизиты, которые дают возможность подтвердить его подлинность и целостность;
- воспроизводиться в виде, понятном для восприятия.
Электронной цифровой подписью называется реквизит электронного документа, который необходим для его защиты от подделки, который получен путём криптографического преобразования информации с применением закрытого ключа электронной цифровой подписи и который позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также гарантирует отсутствие изменения или потери информации в электронном документе.
При этом электронная цифровая подпись является обязательным реквизитом электронного документа.
Эта стратегия предполагает воспроизведение документов устаревших форматов при помощи программ-эмуляторов в новой компьютерной среде. При этом под эмуляцией, согласно ГОСТ 15971-90. «Системы обработки информации. Термины и определения», понимают имитацию функционирования одного устройства посредством другого устройства или устройств вычислительной машины, при которой имитирующее устройство воспринимает те же данные, выполняет ту же программу и достигает того же результата, что и имитируемое.
Архивисты считают эмуляцию непрактичной и неэффективной стратегией, поскольку она направлена на сохранение функциональности информационной системы, а не документов как доказательства. Необходимость создавать программы-эмуляторы делает ее еще и дорогостоящей.
Сохранность баз данных
Что касается обеспечения сохранности баз данных, прежде всего, в каждом конкретном случае необходимо определить, что является полным (включающим контент, контекст и структуру) и точным (аутентичным, надежным, пригодным для использования) документом (то есть служит доказательством):
- таблицы базы данных;
- информация, содержащаяся в полях базы данных;
- вся база данных.
После этого можно выбрать стратегию обеспечения сохранности документов базы данных. В случае, если база данных все еще требуется для текущей управленческой деятельности, то можно:
- хранить отчеты базы данных (если отчеты базы данных являются документами);
- xранить «моментные снимки» базы данных (если в базе данных документами являются данные);
- осуществить миграцию базы данных (если вся база данных, применяемая в текущей управленческой деятельности, является документом).
Большинство разновидностей электронных документов, используемых на российских предприятиях, подлежат хранению в течение установленного срока — точно так же, как и бумажные документы. Базовые требования к организации такого хранения отражены в нормативных актах от Министерства культуры — и их юридическая сила распространяется на все организации.
Ответственность за выполнение этих норм (и за правовые последствия при совершении ошибок в работе с документами) в общем случае несет само предприятие (лишь частично в соответствии с отдельным договором ответственность может быть перенесена на оператора ЭДО). Поэтому, предприятию в любом случае нужно перестраховываться — как в части выбора способов размещения файлов, так и в части способов контроля доступа к ним.
Вместе с тем, законодатель дает фирмам свободу в выборе способов размещения документации в электронном виде. Главное — чтобы эти способы не приводили к нарушениям требований законодательства о различных типах защищенных данных и прочих нормативных актов, регулирующих электронный документооборот.
Почему электронный архив документов лучше традиционных методов
В таблице ниже вы можете ознакомиться с перечнем наиболее распространенных проблем в процессе архивирования и дальнейшей работы с бумажной системой хранения документов.
| Проблема | Описание и последствия |
| Утрата документа | С проблемой можно столкнуться и до архивирования документа, и после. Для бизнеса подобна ситуация чревата убытками и прочими неприятностями. |
| Медленный поиск по архиву | Чем больший объем документов хранится в архиве, тем большее количество времени может понадобиться на поиск нужного. Сотруднику может потребоваться даже несколько часов для того, чтобы просмотреть все кипы бумаг. |
| Большие расходы на аренду офиса | Бумажный архив необходимо где-то хранить, а значит, придется арендовать или возводить лишние помещения, что повлечет за собой ненужные траты. |
| Отсутствие централизованного хранилища | Для организаций с широкой сетью филиалов и подразделений создание единого места хранения бумажных документов крайне неудобно и финансово невыгодно. Создание нескольких архивов на местах также не является решением проблемы. |
| Отсутствие возможности одновременной коллективной работы с одним и тем же документом | В случае с бумажными документами данную проблему можно решить посредством создания копий, однако это – лишние расходы. В некоторых случаях в нескольких подразделениях могут одновременно затребовать подлинники – и как быть в такой ситуации? |
| Нет поддержки версионности документов | Бывает, что после архивирования документа в него вносят поправки. В таком случае следует сначала найти нужный экземпляр в бумажном архиве, создать новый, а прежний списать. При такой волоките иногда забывают заменить старую версию документа на новую, а это значит, что любая проверка обнаружит нарушение и выпишет штраф. |
| Отсутствует режим работы в реальном времени | Много времени тратится на операции, не связанные напрямую с работой с документами. Речь идет о поиске и передаче нужных бумаг по месту требования, транспортировке их из архива и после в архив. |
| Трудоемкий процесс подготовки налоговой и аудиторской отчетности | Оформление отчетности для налоговой службы занимает много времени. Если речь идет об организации с филиалами, то этот процесс осложняется тем, что документы могут находиться в разных подразделениях. |
| Очень низкий уровень конфиденциальности | Ограничить несанкционированный доступ к документам весьма сложно. |
| Неподготовленность архива к чрезвычайным ситуациям | Под влиянием внешних факторов, например природных катаклизмов или чрезвычайных ситуаций, бумажный архив может быть безвозвратно уничтожен либо сильно поврежден. |
| Низкий уровень структурированности | При систематизации документов могут быть допущены ошибки, что вызовет сложности при последующем поиске и работе с ними. |
Каким предприятиям необходим электронный архив?
Несомненно, организация электронного архива особенно важна для крупных холдингов – им важно поддерживать свой электронный архив, так как ежедневно через организацию проходят тысячи различных бумаг, которые необходимо не только оперативно обрабатывать, но и хранить. Цифровизация архива компании не только упорядочивает работу, но и способствует экономии времени сотрудников. Можно сказать, что электронный архив документов является неотъемлемым компонентом IT-инфраструктуры современной компании. Однако, электронный архив документов — это выигрышное решение для бизнеса любого масштаба, и для малого бизнеса в том числе. Несмотря на то, что небольшие фирмы не нуждаются в комплексном контроле за документооборотом, электронный архив станет залогом того, что все бумаги компании находятся в порядке. Начинать надо с малого, и в случае развития организации до масштабов среднего или крупного бизнеса, опыт ведения электронного архива документов сыграет своё дело на благо и прибыль компании.
Запись вебинара об организации электронного архива на предприятии