Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Подавать ли нулевую отчетность по форме 6-НДФЛ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Порядок заполнения отчета по НДФЛ приведен в Приказе № ЕД-7-11/753@. Расчет состоит из титульного листа, двух разделов и приложения — справки о доходах и суммах налога физических лиц. Справку заполняют только в годовой форме.
Разберем, нужно ли сдавать 6-НДФЛ при нулевой отчетности и как его заполнить:
Шаг 1. Если у работодателя нет ни работников, ни начислений, то он самостоятельно решает, сдавать отчетность или нет. За несдачу нулевого расчета налоговики не накажут, но рекомендуем заранее отправить в ИФНС письменное пояснение о том, что у налогового агента отсутствуют показатели для начислений.
Для нулевого расчета, как и для обычного, заполняем титульный лист. Указываем:
- ИНН или КПП налогоплательщика;
- номер корректировки (для первоначального расчета ставим 0);
- отчетный период и календарный год — 2023-й;
- код ИФНС и место нахождения или учета;
- наименование налогоплательщика;
- ОКТМО;
- номер телефона;
- количество страниц и приложений;
- признак и ФИО налогового агента (руководителя организации, ИП), отчетную дату.
Общие положения по заполнению формы
Форма 6-НДФЛ заполняется на основании данных учета доходов, начисленных и выплаченных физлицам налоговым агентом, предоставленных физлицам налоговых вычетов, исчисленного и удержанного НДФЛ, содержащихся в регистрах налогового учета (п. 1.3 Порядка).
В разделе 1 указываются сроки перечисления налога и суммы удержанного налога за последние три месяца отчетного периода (п. 3.1 Порядка).
В разделе 2 отражаются обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного и фактически полученного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей налоговой ставке (п. 4.1 Порядка).
Сведения о доходах каждого работника (справки из приложения 1 к форме 6-НДФЛ) подлежат заполнению только по итогам календарного года (п. 5.1 Порядка).
В форме 6-НДФЛ обязательны к заполнению все реквизиты и суммовые показатели. При отсутствии значения по суммовым показателям отражается ноль (0). Если для отражения какого-либо показателя не требуется заполнения всех знакомест соответствующего поля, в незаполненных знакоместах в правой части поля делается прочерк. Дробные числовые показатели заполняются аналогично целым числовым показателям (п. 1.13, 1.14 Порядка).
Страницы формы 6-НДФЛ имеют сквозную нумерацию. Поле «Стр.» заполняется на каждой странице расчета, кроме титульного листа. Если показатели соответствующих разделов расчета не могут быть размещены на одной странице, заполняется необходимое количество страниц расчета (п. 1.17 Порядка).
Когда нужно сдавать 6-НДФЛ
Работодатели, являясь налоговыми агентами по НДФЛ, сдают расчет по форме 6-НДФЛ по итогам каждого отчетного квартала. В отчете они представляют сведения по всем физлицам, в отношении которых были выплачены какие-либо доходы. Кроме того, в расчет включается информация о предоставленных налоговых вычетах, исчисленных и удержанных суммах НДФЛ, а также сроках перечисления налога в бюджет государства.
Если организация или ИП не выплачивают физлицам доход, то они не обязаны сдавать нулевой расчет 6-НДФЛ. Об этом налоговики указали в Письме от 04.05.2016 г. № БС-4-11/7928. Если же работодатель все равно передаст в ИФНС нулевой отчет, налоговики обязаны его принять.
Совет! Прежде чем принимать решение о том, чтобы не сдавать нулевой 6-НДФЛ, нужно убедиться, что у субъекта действительно нет показателей для его заполнения.
Когда форма 6-НДФЛ не может быть нулевой
Если же в компании за весь год была хотя бы одна выплата, то с нулевым отчетом по форме 6-НДФЛ нужно быть осторожными.
Пример. Когда отчет 6-НДФЛ не будет нулевым Фирма зарегистрирована в 1 квартале 2021 года. В ней числился один директор, который находился в отпуске за свой счет. За 1 квартал фирма сдала нулевую форму 6-НДФЛ – ни начисленных доходов, ни удержанного НДФЛ не было. Во 2 квартале для заполнения отчета появились данные. В мае 2021 г. директор работал весь месяц. Ему начислили зарплату и рассчитали НДФЛ. Выплатили в июне. В июне и уплатили налог в бюджет. С 1 июня директор снова ушел в отпуск за свой счет до 30 сентября. За 2 квартал фирма сдала форму 6-НДФЛ, в которой уже были заполнены разделы 1 и 2 в отношении начисленного дохода, начисленного, удержанного и перечисленного в установленный срок НДФЛ. В отчете за 3 квартал «сплошных нулей» не будет. В нем должен быть заполнен раздел 1 – в отношении начисленного дохода и удержанного налога.
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Состав формы 6-НДФЛ и общий порядок заполнения
В НК РФ указано, сдавать или нет нулевой 6-НДФЛ в 2021 — да, если налоговый агент производил зарплатные начисления и удержания подоходного налога в любом месяце расчетного периода. Налоговый кодекс определяет и сроки сдачи расчета по НДФЛ — последний день месяца, следующего за отчетным кварталом (п. 2 ст. 230 НК РФ):
- годовой — до 1 марта;
- за I квартал — до 30 апреля;
- за полугодие (II квартал) — до 31 июля (в 2021-м — до 02.08.2021);
- за 9 месяцев (III квартал) — до 31 октября (в 2021-м — до 01.11.2021).
ВАЖНО!
Расчет 6-НДФЛ за I квартал 2021 года необходимо отправить до 30.04.2021.
В 2021 году отчетный бланк обновили. Порядок заполнения отчета по НДФЛ приведен в Приказе №ЕД-7-11/753@. Теперь расчет состоит из титульного листа, двух разделов и приложения — справки о доходах физических лиц. Справку заполняют только в годовой форме.
Пошаговая инструкция, как заполнить нулевую отчетность 6-НДФЛ в 2021:
Шаг 1. Заполняем титульный лист. Указываем:
- ИНН/КПП налогоплательщика;
- номер корректировки (для первоначального расчета ставим 0);
- отчетный период (в I квартале — 21) и календарный год — 2021;
- код ИФНС и места нахождения или учета;
- наименование налогоплательщика;
- ОКТМО;
- номер телефона;
- количество страниц и приложений;
- признак и Ф.И.О. налогового агента (руководителя организации, ИП), отчетную дату.
Обязанность представления 6-НДФЛ нулевой действующим законодательством не установлена. Однако это правило распространяется только на ситуации отсутствия начислений дохода работникам в течение всего года. В промежуточных вариантах отчетность представляться должна (хотя возможна ее сдача и за неполный год), но полностью нулевой она уже не будет.
Еще про нулевки читайте:
- «Если зарплата не выплачена — правильное заполнение 6-НДФЛ»;
- «Порядок сдачи 6-НДФЛ для ИП без работников».
Источники:
- Налоговый кодекс РФ
- Приказ ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Когда налог по строке 030 не совпадет с полученной суммой?
Работник, подтвердивший в налоговой право на вычет, гарантированно получал у работодателя всю подтвержденную сумму излишне удержанного НДФЛ. Но с 11.11.2021 ситуация изменилась ─ обновился один документ, вследствие чего работодатели отдельным работникам стали возвращать урезанные суммы, не совпадающие с отраженными по строке 030 в 6-НДФЛ.
Пример
В декабре 2021 года подсобный рабочий ООО «Хлебозавод № 3» Емельянов П. А. обратился к работодателю с заявлением о предоставлении имущественного вычета в размере 103 300 руб. Уведомление из налоговой о подтверждении права на вычет к тому времени работодателем было получено.
Бухгалтер хлебозавода пересчитал НДФЛ с начала года и в декабре оформил возврат. В 6-НДФЛ за 2021 год сумма 103 300 попала в строку 030.
Емельянов П. А., которому была давно известна сумма налога, подлежащего возврату, рассчитывал приобрести на эти деньги путевку к морю. И был неприятно удивлен, что на карту ему пришло не 103 300 руб., а лишь 51 650 руб. ─ половина той суммы, на которую рассчитывал.
Возмущенный работник явился в бухгалтерию хлебозавода за недополученными деньгами, где ему пояснили, что с суммы положенного возврата удержаны алименты на его трех несовершеннолетних детей от первого брака на основании подп. «н» п. 2 обновленного Перечня видов зарплаты и иного дохода, из которых удерживаются алименты (постановление Правительства РФ от 02.11.2021 № 1908).
О необходимости удержания алиментов из сумм возвращаемого работникам НДФЛ напомнил Минфин в письме от 29.12.2021 № 03-04-05/107586.
Итоги
Строка 030 в 6-НДФЛ подлежит обязательной расшифровке по дате возврата налога (строка 031) и его сумме (строка 032). Сумма показателей по строкам 032 должна быть равна показателю строки 030.
Кто и когда должен сдать отчет по 6-НДФЛ
Отчет 6-НДФЛ сдают каждый квартал и по итогам года все фирмы и ИП с работниками — налоговые агенты. В отчете отражают информацию о начисленном и удержанном с зарплаты НДФЛ.
Если зарплата не начислялась — нет обязанности удерживать налог на доход и сдавать отчет. Отправьте налоговой письмо о том, что не являетесь налоговым агентом, чтобы от вас не ждали отчет и не блокировали расчетный счет за опоздание.
Сроки сдачи 6-НДФЛ за год установлены п. 2 ст. 230 НК РФ. Расчеты за 1 квартал, полугодие и 9 месяцев сдавайте не позднее последнего дня месяца, следующего за отчетным периодом. Годовой расчет — до 1 марта года, следующего за отчетным.
- За 2021 год — до 1 марта 2021;
- За 1 квартал 2021 — до 30 апреля 2021;
- За полугодие 2021 — до 2 августа 2021;
- За 9 месяцев 2021 — до 1 ноября 2021;
- За 2021 год — до 1 марта 2022.
Форму 6-НДФЛ представляют в налоговую инспекцию по месту учета. Это можно сделать в электронном виде через интернет. Бумажный вариант вправе сдавать только налоговые агенты, у которых в течение налогового периода численность сотрудников не превышала 10 человек.
Общая характеристика формы 6-НДФЛ
Документ 6-НДФЛ представляет собой обязательный отчёт, обобщающий все налоговые выплаты в пользу сотрудников. Заполненная форма отчёта подаётся в ФНС каждый квартал.
Оформление такого документа регламентируется следующими документами:
- приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7–11/450@ (это основной документ, где содержится основная информация по отчёту);
- приказом ФНС России от 17.01.2018 № ММВ-7–11/18@ (предусматривает некоторые нововведения с 2018 г.).
Отчёт 6-НДФЛ должен предоставляться следующими налоговыми агентами:
- индивидуальными предпринимателями;
- коммерческими и государственными организациями;
- нотариусами;
- адвокатами;
- представителями иностранных компаний, начисляющими гражданам различные виды доходов.
Налоговая декларация оформляется в отношении всех граждан, получивших от экономического субъекта такие доходы:
- заработок по трудовым договорам;
- вознаграждения по гражданским контрактам;
- дивиденды и пр.
Форма документа была введена для полноценного контроля со стороны налоговой службы за своевременностью начисления и уплаты подоходного налога работодателями.
Какие возможны риски, если вы решили не сдавать нулевой отчет
Расчет сдают, только если компания делала выплаты физлицам, облагаемые подоходным налогом. Если же выплат ни в одном месяце расчетного года нет, то и представлять в налоговую инспекцию нулевые отчеты по НДФЛ не требуется.
Но налоговые органы не имеют информации о том, осуществляла организация начисления работникам или нет. О том, что таких выплат нет и компания правомерно не представила отчет, необходимо уведомить ИФНС. Сделать это разрешено в простой письменной форме, принеся письмо лично, отправив его почтой или в электронной форме.
Если не сделать этого, то налоговики решат, что налогоплательщик не отчитался неправомерно. В этом случае инспекция заблокирует банковские счета компании.
Чтобы правильно отчитаться по НДФЛ, бесплатно используйте инструкцию и образцы от КонсультантПлюс. Эксперты разобрали, как заполнять форму в разных ситуациях.
Как часто подавать письмо
Указанное выше письмо можно написать один раз. В таком случае в письме следует указать, что организация или ИП будет сдавать расчеты по форме 6-НДФЛ как только у появится такая обязанность.
Однако возможен и ещё более надежный вариант – такое письмо можно подавать в инспекцию по итогам каждого отчетного периода. Тем самым, по итогам каждой отчетной кампании налоговикам будет приходить «напоминание» о том, что ждать расчеты 6-НДФЛ от компании или ИП не нужно.
Напомним, что отчетные периоды для сдачи 6-НДФЛ такие:
- I квартал;
- полугодие;
- девять месяцев;
- год.
Сдать 6-НДФЛ, к примеру, за 2 квартал 2021 года нужно не позднее 1 августа 2021 года. Соответственно, после 1 августа 2021 года можно представлять в ИФНС такое письмо.
Что делать, если налоговая инспекция предъявляет требования
Инспектор может и не знать о причинах непредставления отчета. Чтобы исключить ошибочные действия со стороны налоговиков, необходимо написать уведомление в произвольной форме на адрес руководителя налоговой службы. В нем следует указать причины непредставления декларации 6 со ссылкой на законодательные акты.
В письме БС-4-11/4901 описаны ситуации, в которых субъект хозяйствования освобождается от представления отчета:
- При отсутствии у физ. лиц НДФЛ и начисленных доходов;
- штат укомплектован, но начисления в течение года не производились;
- в случае прекращения деятельности с начала года, следовательно, не было начислений доходов.
Заполнение титульного листа и первого раздела
Титульный лист содержит общую информацию, благодаря которой можно идентифицировать налогоплательщика.
- Заполнение начинается с указания ИНН/КПП. Их номера берут из учредительных документов
- Коды периода времени, за который подается форма, прописаны в приложении 1 к Порядку заполнения отчета. Для отчета за 1 квартал проставляем 21
- Код налогового периода будет соответствовать году, в котором составляется отчет
- Далее необходимо указать код налоговой инспекции и места, где находится налогоплательщик
- Ниже записываем полное наименование организации или предпринимателя
- Следом заполняется код ОКТМО, номер телефона и количество страниц отчета
- Отдельный блок – подтверждение правильности заполнения формы. Здесь приводится ФИО заявителя, его подпись, дата подачи отчета, печать (при наличии).
Раздел 1 также содержит обобщающие сведения, но уже касающиеся доходов и налога.
| Показатель | Расшифровка |
| Ставка НДФЛ | Для начала необходимо указать, по какой ставке происходит налогообложение. На каждую ставку составляется свой лист |
| Начисленный доход | Далее следует занести величину дохода, который был начислен всем работникам. Если выплачивались дивиденды, выносим эту сумму еще и в отдельную строку 025 |
| Величина вычетов | Здесь отражаем общую сумму налоговых вычетов по предприятию. Например, это могут быть вычеты на детей. Если вычетов нет – ставим 0 |
| Начисленный налог | Исходя из величины начислений и вычетов, определяем сумму налога с доходов. Отдельные строки предназначены для указания суммы налога с дивидендов и авансов в фиксированной сумме |
| Количество получателей вознаграждения | Указываем общее количество лиц, которым выплачивался доход в компании или у предпринимателя |
| Удержанный налог | Отражаем какую сумму налога агент удержал из доходов |
| Величина налога не удержанная агентом или возвращенная им | Эти поля заполняются не так часто. Если нет возможности удержать НДФЛ, то информацию отражаем с строке 080. Аналогично, если невозможно вернуть налог, заполняем строку 090. Возврат НДФЛ регламентирован статьей 231 НК РФ |
Отражение в 6НДФЛ выплаты вознаграждения в натуральной форме
Бывают моменты, когда выплаты работнику производятся в натуральной форме. Если позднее будут производиться еще и денежные выплаты, то налог может быть удержан с них. А в ситуации, когда расчетов деньгами не предвидится, возникает проблема с удержанием НДФЛ.
Например, доход в натуральном виде получен 10.03.2023 года. Если налог удержать не удалось, то в отчете делаем следующие записи:
Раздел 1:
— стр. 020 – величина дохода
— стр. 040 – сумма НДФЛ
— стр. 080 – дублируем сумму НДФЛ
Раздел 2:
— стр. 100 и 110 – 10.03.2023
— стр. 120 – 11.03.2023
— стр. 130 – сумма дохода
— стр. 140 – 0
Такой порядок предусмотрен письмом ФНС №БС-4-11/5278 от 28.03.2016 года.