Заключение договоров в электронном виде

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заключение договоров в электронном виде». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

По ГК РФ сделку можно заключить письменно, устно, конклюдентными действиями и молчанием. Письменная форма может быть простой и нотариальной. Большинство сделок в обороте заключается в простой письменной форме. Для этого нужно составить договор и подписать его.

В заключение коротко сформулируем несколько важных выводов:

• при заключении договора по «электронке» лучше использовать квалифицированную подпись, которая признается полным аналогом собственноручной подписи. При этом нужно помнить, что в электронной форме нельзя заключить договоры, требующие нотариального удостоверения или госрегистрации;
• простая и неквалифицированная электронные подписи имеют большую юридическую силу, чем обычный обмен сообщениями;
• порядок заключения договоров по «электронке» можно согласовать как в отдельном соглашении, так и в текущем хозяйственном договоре. Важно, чтобы договор, содержащий условие об электронном обмене (договор первого уровня), действовал к моменту заключения в электронном виде договора второго уровня;
• если стороны перед обменом подлинниками предварительно обмениваются сканами договоров, об этом лучше упомянуть в договоре;
• сообщение надо направлять на почту, указанную на сайте компании или в реквизитах ранее заключенного договора;
• к сообщению надо приложить сканы подписанного договора и доверенности (если договор подписал не директор);
• доказать отправку сообщения могут распечатка электронной почты, позволяющая определить отправителя, получателя и дату отправки. Не лишним будет нотариальный протокол осмотра электронного ящика;
• различие между договоренностью, достигнутой по «электронке», и фактическим исполнением не говорит о незаключенности договора. Заинтересованная сторона имеет право настаивать на полном исполнени

Заключение договора в электронном виде

Использование при заключении сделки бумажных документов, заверенных подписями (и печатями при необходимости) ее сторон, не является единственно возможным способом придания ей законной силы. В частности, законодатель предусматривает право сторон на заключение договоров в электронной форме. Такой подход позволяет участникам сделки сэкономить материальные и временные ресурсы, а также свести к минимуму риск возникновения ошибок и неточностей в готовом документе. Однако многие субъекты юридических правоотношений считают, что использование электронной документации небезопасно с точки зрения обеспечения сохранности информации. Кроме того, у них возникают сомнения в законности сделок, заключенных в таком виде.

На самом деле все не так страшно. Более того, преимущества электронного документооборота уже оценили многие юридические и физические лица, работающие в различных сферах и взаимодействующие с контролирующими органами, контрагентами, поставщиками товаров, исполнителями работ и услуг. Соблюдая правила, установленные действующим гражданским законодательством, можно использовать современные интернет-технологии в ходе своей повседневной деятельности, не рискуя при этом потерять конфиденциальные сведения или заключить сделку, законность которой может быть оспорена.

Использование квалифицированной электронной цифровой подписи как обязательное условие обеспечения законности договора

Согласно п. 1 ст. 6 ФЗ № 63, электронный документ может быть признан аналогичным по юридической силе документу, созданному на бумажном носителе, лишь в том случае, если он подписан квалифицированной ЭЦП.

Квалифицированная подпись, в соответствии с п. 4 ст. 5 ФЗ № 63, имеет следующие характеристики:

1. Создана посредством преобразования информации при помощи специального ключа ЭЦП.
2. Позволяет идентифицировать лицо, подписавшее документ.
3. Позволяет выявить коррективы, внесенные в документ после того, как он был подписан.
4. Создана при помощи средств ЭЦП, соответствующих законодательно установленным требованиям. Именно поэтому подписи, относящиеся к указанной категории, выдаются исключительно удостоверяющими центрами, аккредитованными в порядке, установленном приказом Минкомсвязи РФ «Об аккредитации…» от 23.11.2011 № 320.
5. Имеют ключ проверки подписи, указанный в квалифицированном сертификате.

Онлайн-договоры, заключаемые организациями с физическими лицами

С развитием интернет-индустрии существенная часть жизни людей перенеслась в электронное пространство: все чаще потребители приобретают товары в онлайн-магазинах, оплачивают услуги электронными деньгами и оформляют заказы на выполнение определенных работ удаленными исполнителями. При этом стороны также заключают договор, подписывая его электронные копии.

В некоторых случаях потребитель товара (получатель услуги) не принимает участия в его разработке и не вносит корректив в готовый документ — он может только согласиться с положениями предлагаемого второй стороной соглашения. Подобная ситуация характерна, например, для договоров купли-продажи, заключаемых с интернет-магазинами, клиентами которых может являться неограниченное число физических лиц. На порядок заключения договоров такого вида распространяется действие общего правила, установленного п. 1 ст. 6 ФЗ № 63: потребитель должен подписать электронный документ с помощью средства, позволяющего заменить его собственноручную подпись, т. е. ЭЦП.

Спецификой заключения электронных договоров между организациями и частными лицами является то, что последние, как правило, не обладают квалифицированной ЭЦП и не планируют ее приобретать, т. к. услуга по ее созданию, оказываемая специализированными удостоверяющими центрами, является платной. В этом случае, согласно п. 2 ст. 6 ФЗ № 63, потребитель может использовать простую электронную подпись.

Как правильно заключить договор по электронной почте

Вряд ли в России еще остался юрист, никогда не сталкивающийся с договором, который сторона подписала, отсканировала и отправила контрагенту по электронной почте. Практика, безусловно, очень удобная, однако с этим связан вполне закономерный вопрос: имеет ли договор, заключенный подобным образом, юридическую силу? Попробуем разобраться.

Электронный документ, передаваемый по каналам связи
Как предусмотрено в п. 2 ст. 434 ГК РФ, договор в письменной форме может быть заключен в числе прочего путем обмена электронными документами, передаваемыми по каналам связи.

Под электронным документом, передаваемым по каналам связи, понимается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

Данный термин появился в ГК РФ относительно недавно – в ходе масштабных изменений норм обязательственного права, вступивших в силу с 1 июня 2015 г. Практически сразу он породил своего рода эффект завышенных ожиданий, и ряд специалистов рассматривали произошедшие изменения в том смысле, что теперь договоры по электронной почте заключать можно.

Тем не менее это не совсем так. Как и раньше, в п. 2 ст. 434 ГК РФ содержится общее требование о необходимости достоверно установить, что тот или иной документ исходит от стороны по договору. Это правило в равной мере применяется и к электронным документам, передаваемым по каналам связи, и поэтому далеко не каждый такой документ может свидетельствовать о соблюдении сторонами простой письменной формы договора.

Преимущества перехода на ЭДО

Большинство компаний России рано или поздно перейдёт на электронный документооборот. Во-первых, активно развивается законодательство. Во-вторых, внедрение СЭД достаточно быстро окупается:

• ускоряется согласование договоров благодаря преднастроенным маршрутам и использованию ЭП;
• сокращаются затраты на бумагу и почтовые услуги;
• снижается риск ошибок, так как документы можно создавать из готовых шаблонов;
• появляется возможность использовать сервисы ЭДО и контролировать своевременную отправку договоров контрагентам и возврат оригиналов;
• процесс исполнения контрактов становится прозрачным: можно отслеживать статус работ по документу;
• сокращается время на поиск договоров. Их можно связать с приложениями, дополнительными соглашениями, актами, счетами на оплату и перепиской.

Рекомендации по заключению электронных договоров

1. Соглашение о применении конкретной электронной подписи необходимо подписать либо квалифицированной электронной подписью. Либо в обычном виде собственноручно.
2. Использование наиболее защищенной усиленной квалифицированной подписи гарантирует то, что у вас не возникнет сложностей в случае возникновения спорных ситуаций – она принимается судом без дополнительных доказательств идентификации автора. При этом дополнительного соглашения по выбору типа электронной подписи не потребуется.
3. Желательно использование формата PDF – кроме меньшего, по сравнению с другими форматами, размера (что важно при обмене), он обеспечивает целостность документа и удобен для архивного хранения.
4. Воспользуйтесь услугами оператора обмена — при необходимости он может выступить в арбитражном суде в качестве третьей независимой стороны. Кроме того, сервис формирует архив документов, пересылаемых контрагентами, что исключает их потерю и освобождает организации, участвующие в договоре, от самостоятельных забот по хранению информации.

В результате выполнения описываемых условий заключение и выполнение электронного договора не будет представлять никаких сложностей, а при необходимости вы всегда сможете доказать свою правоту в суде в случае возникновения спорных ситуаций.

Акцепт оферты в виде совершения акцептантом действий, направленных на выполнение указанных в оферте условий договора (п. 3 ст. 438 ГК РФ), допускается и в тех случаях, когда оферта получена акцептантом в электронной форме.

Пунктом 3 статьи 434 ГК РФ предусмотрено, что требование о письменной форме договора считается соблюденным, если письменное предложение заключить договор принято в порядке, предусмотренном пунктом 3 статьи 438 ГК РФ. В соответствии с указанной нормой совершение лицом, получившим оферту, в срок, установленный для ее акцепта, действий по выполнению указанных в ней условий договора (отгрузка товаров, предоставление услуг, выполнение работ, уплата соответствующей суммы и т.п.) считается акцептом (акцепт путем исполнения).

Где подписать электронный договор

Возможность создать подпись для электронного документа реализована в разных системах и программах:

• Заключить договор можно на электронной торговой площадке, где проводят торги государственные и коммерческие заказчики.
• На сайтах коммерческих организаций, которые предоставляют клиентам возможность подписать договор. Например, на сайте микрофинансовой организации, которая дает займы под проценты. Клиентам в этом случае необходимо зарегистрироваться, установить специальное программное обеспечение для работы с электронной подписью и начать работу.
• В учетных системах (например, MS Dynamics, SAP, Oracle и других).
• В специализированных системах электронного документооборота (например, Контур.Диадок),
• В информационных системах (например, на портале Госуслуг реализован сервис по подписанию),
• В специальных программах для подписания электронных документов, которые пользователь устанавливает на свой компьютер (например, КриптоАРМ).
• В веб-сервисах, в которые можно подгрузить нужный электронный документ, в том числе договор, и создать для него подпись (например, Контур.Крипто).

Практическое использование юридически значимого документооборота на основании ЭЦП

Переход с общепринятого (бумажного) документооборота к электронному в условиях взаимодействия 2-х или некоторого количества организаций имеет экономический смысл при условии перевода в электронный вид значительно большей части всей документации (65-75процентов, есть и иные оценки). Иными словами, заключать договоры в электронном виде,однако продолжать рисовать первичные прочие и бухгалтерские бумаги в бумажном виде представляется малополезным, т.к. незначительное сокращение объемов бумажного документооборота тогда не обеспечит значительных достоинств в сравнении с затратами навведение новых процессов.
Практика документооборота в коммерческих организациях в РФ такова, что большая часть документов оформляется не только лишь для целей удостоверения правоотношений, но еще и для целей налогообложения. Попробуем рассмотреть этот вопрос с позиции 2-х видов учета, практикуемых любой коммерческой организацией в РФ: бухгалтерского и налогового. Невзирая на то, что акты о выполненных работах, накладные и приравненные к ним по значимости для бухгалтерского учета бумаги названы законом «О бухучете» первичными бухгалтерскими документами, они тоже применяются и для ведения налогового учета. Безусловно, не говоря о том, что документ учитывается дважды. Скорее, документ первично учитывается в бухгалтерском учете, а после регистры бухгалтерского учета применяются для ведения учета налогового. Так или иначе, для целей доказательства правильности исчисления налоговой базы ФНС постоянно требует первичные бумаги. С бухгалтерским учетом проблем нет: он отражает факты хозяйственной деятельности, а хозяйственная деятельность ведется на основании правовых отношений м/у экономическими субъектами. Следовательно, любой электронный документ, разрешенный гражданским законодательством, определяющий какой-либо характер правоотношений м/уорганизациями, должен признаваться в бухгалтерском учете. Несколько другая ситуация с налоговым учетом. Налоговый учет ведется только в целях правильного исчисления иуплаты налогов, и контроля за этим процессом. Порядок ведения налогового учета регулируется не гражданским, а налоговым законодательством.
Проведя краткий обзор налогового законодательства возможно установить, что в общем случае НК РФ прямо предписывает вести налоговый учет на основании первичных бухгалтерских документов, не предъявляя никаких особенных требований к этим документам. То же доказано письмом МИНФИНА № 03-02-07/1-383 от 30.09.2008. Исключение составляет документация, относящаяся к учету НДС. Статья 169 НК РФ предполагает составление счета-фактуры. Принимая во внимание то, что в гражданском законодательстве этот документ не упоминается, он является специфическим налоговым документом, а его оформление регулируется налоговым законодательством. Налоговое законодательство не регламентирует форму счета-фактуры. Так, встает вопрос: примет ли ФНС РФ электронную счет-фактуру для целей налогового учета и, как следствие, для целей исчисления НДС? Сама ФНС ответ на этот вопрос пока не дает. Если ФНС отвечает на этот вопрос отрицательно, это означает, что все счета-фактуры нужно продолжать оформлять в бумажном виде.
Насколько существенна доля счетов-фактур в общем объеме документов? Если рассматривать простой набор документов по одной сделке, то получится подобный набор:
1. Контракт.
2. Акт о выполненных работах или накладная на поставку материальных ценностей.
3. Счет-фактура.
Т.о., в общем случае в организациях, отчитывающихся по НДС (большинство всех организаций в РФ) объем счетов-фактур составляет хотя бы 1/3 всех обязательных документов.
Так или иначе, нужно заметить, что в упомянутом выше письме ФНС обещает очень скоро разобраться с этим вопросом и дать четкий ответ: возможно или нельзя принимать к учету электронную счет-фактуру. Также, принимая во внимание курс правительства на введениеэлектронного документооборота внутри всех госструктур и ведомств, и обещания начала предоставления государственных услуг в электронном виде с 2010 г., имеет смысл рассчитывать на то, что вопрос будет решен в пользу электронной счета-фактуры.
Пример со счет-фактурой — отнюдь неединственный. Есть еще масса особенных документов, форма которых регулируется отдельными разделами законодательства РФ. Более того, не нужно забывать и о международных сделках, при которых нужно учитывать некоторые положения закона «Об ЭЦП» и закона №149, и национальные законодательства иных государств в области электронного документооборота.

ФНС утвердила новый электронный договор с контрагентами. Коротко о нюансах

Заключение договора в электронной форме позволяет минимизировать временные затраты обеих сторон соглашения, оптимизировать документооборот, а также облегчить дальнейшее ведение учета и составление отчетности. В этой статье вы найдете информацию о сущности и особенностях электронного договора и требованиях, которые законодатель предъявляет к порядку его заключения.

Договор — это соглашение, заключаемое 2 или несколькими лицами, устанавливающее, изменяющее или отменяющее их права и обязанности (п. 1 ст. 420 ГК РФ). Сторонами договора могут быть как юридические, так и физические лица.

Форма договора, в соответствии с положениями ст. 158 ГК РФ, может быть:

• устной;
• простой письменной;
• письменной, заверенной нотариально.

По общему правилу, определенному п. 1 ст. 161 ГК РФ, сделка между юрлицами, физическими и юридическими лицами либо между гражданами, сумма которой превышает 10 тыс. руб., заключается в простой письменной форме, за исключением случаев, когда такие сделки подлежат нотариальному удостоверению.

Использование при заключении сделки бумажных документов, заверенных подписями (и печатями при необходимости) ее сторон, не является единственно возможным способом придания ей законной силы. В частности, законодатель предусматривает право сторон на заключение договоров в электронной форме. Такой подход позволяет участникам сделки сэкономить материальные и временные ресурсы, а также свести к минимуму риск возникновения ошибок и неточностей в готовом документе. Однако многие субъекты юридических правоотношений считают, что использование электронной документации небезопасно с точки зрения обеспечения сохранности информации. Кроме того, у них возникают сомнения в законности сделок, заключенных в таком виде.

На самом деле все не так страшно. Более того, преимущества электронного документооборота уже оценили многие юридические и физические лица, работающие в различных сферах и взаимодействующие с контролирующими органами, контрагентами, поставщиками товаров, исполнителями работ и услуг. Соблюдая правила, установленные действующим гражданским законодательством, можно использовать современные интернет-технологии в ходе своей повседневной деятельности, не рискуя при этом потерять конфиденциальные сведения или заключить сделку, законность которой может быть оспорена.

Достижение согласия по всем существенным условиям договора

Договор считается заключенным, если между сторонами достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. В отношении отдельных видов договоров для заключения договора по закону необходимо фактически передать имущество (реальные договоры). Такие договоры считаются заключенными с момента передачи соответствующего имущества (договор ссуды, договор страхования).

К существенным условиям договора в силу ст. 432 ГК РФ относятся:

• условия о предмете договора (для большинства договоров это единственное существенное условие);
• другие условия, которые по закону являются обязательными для отдельных видов договоров, например, условие о цене для договора купли-продажи недвижимости (ст. 555 ГК РФ);
• условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение (например, если в ходе переговоров одной из сторон заявлено о необходимости согласовать условие о цене, то такое условие является существенным для этого договора).

Договор заключается посредством направления оферты (предложения заключить договор) одной из сторон и ее акцепта (принятия предложения) другой стороной (ст. 432 ГК РФ). Договор считается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта (ст. 433 ГК РФ).

В оферте должны быть отражены условия, достаточные для заключения договора, и намерение отправителя заключить договор с адресатом, если иное не указано в самом предложении или не вытекает из обстоятельств, в которых такое предложение было сделано (п. 8 Постановления Пленума ВС РФ от 25.12.2018 № 49).

Акцепт должен быть полным и безоговорочным (ст. 438 ГК РФ).

Рекомендации по заключению договоров в электронной форме

⇒ По возможности используйте КЭП – это самый надежный вариант электронного взаимодействия, поскольку он не требует каких-либо дополнительных действий от сторон.

⇒ Если нет возможности использовать КЭП, лучше заключить соглашение в бумажной форме с живыми подписями сторон и опишите в нем порядок оформления юридически значимых сообщений и документов в электронной форме, однозначно согласованный обоими сторонами. В этом соглашении важно отразить порядок оформления договоров (приложений, дополнительных соглашений, спецификаций) в электронной форме, чтобы признать такие электронные документы равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. Стороны могут согласовать требования к видам электронной подписи, порядку обмена документами и согласования договоров, видам документов (договоров, приложений, спецификаций), к которым применяется электронный порядок заключения, уполномоченных лиц, а также иные условия.

⇒ Проверяйте соблюдение требований в отношении отдельных видов договоров, которые могут быть установлены законом или соглашением сторон.

Как правильно обмениваться скан-копиями и электронными документами?

Обычно вопрос юридической силы сканов договора встает при возникновении разногласий и претензий.

Например, клиент заявляет, что передумал сотрудничать, отказывается платить за выполненную работу, скан юридической силы не имеет и поэтому все отношения регулируются нормами о неосновательном обогащении. Там правила уже другие.

Чтобы не попасть в такую неприятную ситуацию, нужно заранее обезопасить себя на этапе заключения договора. Есть три варианта действий, которые позволят избежать признания договора незаключенным:

1. подписать договор квалифицированной электронной подписью (КЭП);
2. прописать в договоре, что стороны в подтверждение сотрудничества направляют друг другу подписанные скан-копии с последующим обменом бумажными оригиналами;
3. указать в договоре, что электронные копии документов, направленные по электронной почте, считаются подписанными простой электронной подписью и по юридической силе равны бумажным документам.

Первый способ предельно ясен. Для его применения у вас и вашего контрагента должна быть в наличии действующая КЭП (по старому — ЭЦП). Подписываете ею договор и ни у кого не будет вопросов. Согласно ч. 3 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронный документ, подписанный КЭП, признается равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.

Распечатывать, подписывать бумажный экземпляр и сканировать его не нужно. Подписать договор с помощью КЭП можно прямо в текстовом или pdf-редакторе.

При втором и третьем способе скан-копия считается подписанной простой электронной подписью (ПЭП), идентификатором которой выступает адрес электронной почты (о видах электронной подписи и их применении ).

Похожие записи:

• Россиян с минимальной зарплатой могут освободить от подоходного налога
• Госпошлина за регистрацию договора аренды в 2023 году
• Что значит реквизиты свидетельства о рождении ребенка