Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Штрафы за нарушения при работе с ККТ в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кассовая дисциплина — это соблюдение юрлицами и ИП законодательных требований по ведению наличных денежных расчетов. Это касается всех видов приходно-расходных операций с наличкой. Например, выдачи зарплаты, расчетов с подотчетными лицами, передачи выручки инкассаторам.
Что такое кассовая дисциплина
Обязанность распространяется на всех вне зависимости от режима налогообложения и способа приема наличных — через кассовый аппарат или по БСО.
Правила кассовой дисциплины определяют:
- какие документы оформлять для подтверждения наличных операций;
- как получать и выдавать наличные из кассы;
- на какие цели можно тратить наличные;
- на какую сумму можно заключать сделки при оплате наличными;
- сколько денег можно хранить на остатке в кассе.
Административная ответственность за неприменение ККТ
Согласно 54-ФЗ оплата от покупателей за товар должна проходить через кассовый аппарат. Такое требование касается юридических лиц и предпринимателей. При этом какую кассу — облачную или стационарную — должен использовать ИП или ООО зависит от направления деятельности.
Сроки штрафа за неприменение ККТ начинают исчисляться с момента нарушения законодательства и составляют один год.
Если владелец бизнеса или его сотрудники нарушают нормы 54-ФЗ, им грозит административная ответственность. Причем размеры взысканий за отсутствие онлайн-кассы и неприменение ККТ разные. Несоблюдение требований законодательства в этой части регулируется ст. 14.5 КоАП РФ. Так, предприниматели могут быть оштрафованы в следующих ситуациях:
- использование ККТ без учета требований ФНС;
- отсутствие цифровой онлайн-кассы;
- неприменение контрольно-кассовой техники;
- непредоставление чека клиенту в том числе и электронного;
- другие ситуации неправильного использования кассовой техники.
Какие взыскания предусмотрены за неправильное использование ККТ
Обязательным является применение ККТ, если осуществляется торговля или оказываются услуги, связанные практически с любым видом коммерческой деятельности. Если даже ИП или организация установила кассовый аппарат, но использует его некорректно, нарушители также понесут административную ответственность.
- Так, за использование онлайн-кассы, не соответствующей нормам 54-ФЗ, ИП и руководители обязаны внести в госбюджет от 1,5-3 тысяч рублей.
- Предприятия за аналогичное нарушение штрафуют на сумму до 10 тысяч рублей.
- Такой же размер взыскания предусмотрен ИП и организациям за несвоевременное предоставление отчетных документов в ФНС и неправильное указание в них системы налогообложения: до 3 и до 10 тысяч рублей соответственно.
От чего зависит размер штрафов?
Законодательством предусмотрены так называемые вилки штрафов, имеющие минимальное и максимальное значения. Итоговая сумма санкций находится между этими цифрами и зависит от следующих факторов:
- Частота нарушений. При первой ошибке штраф за неприменение ККТ в 2022 году будет минимальный. Особенно, если предприниматель ранее не привлекался к ответственности или нарушенные нормы были введены недавно.
- Юридический статус компании. Согласно общепринятой международной практике, индивидуальные предприниматели несут меньшую ответственность, чем юрлица. Это связано с отсутствием у первых ресурсов на изучение всего законодательства и с небольшим масштабом последствий от их неверных действий.
- Масштабы последствий. Иногда и простой ИП своими преднамеренными неправомерными действиями может нанести государству убытки в миллионы рублей. Величина ущерба также учитывается налоговыми органами при определении суммы штрафа в 2022 году.
- Вид нарушения. В кассовом законодательстве много различных норм, по-разному влияющих на права потребителей и налогообложение. Некоторые нарушения предпринимателей являются чисто техническими и непреднамеренными, поэтому за них могут выписываться минимальные штрафы.
Штрафы за нарушение кассовой дисциплины
Разработка принципов кассовой дисциплины — полномочие ЦБ РФ, но привлечением к ответственности за её нарушение занимается ФНС. Именно в полномочиях налоговиков с 2012 года находится контроль за данной сферой деятельности.
Условие соблюдения кассовой дисциплины № 2: Лимит денег в кассе
Данный предел в компании устанавливается самостоятельно. При расчетах учитываются следующие факторы:
- сфера деятельности компании;
- сезонность;
- ежедневная выручка;
- расходы компании.
Лимит остатка — это ограничение размера «Налички», которую разрешено хранить в кассе. Деньги свыше этой суммы кладутся в банк.
Расчет лимита в кассе проводится по двум вариантам:
- по сумме доходов;
- по сумме расходов.
Первый вариант использует формулу:
Л = В / П * Ч,
Где Л – лимит в кассе, т.р.;
В – выручка компании, т.р.;
П – период времени, дни;
Ч – частота сдачи денег в кассу, дн.
Пример № 1. Исходные данные для расчета:
- пик работы магазина по выручке – 1,5 последние недели года. Официально рабочих дней – 7;
- инкассация проводится раз в 3 дня;
- выручка составила 250 т.р.;
Расчеты:
Л = 250 / 7 * 3 = 107,1 т.р.
Лимит в кассе компании должен составлять 107, 1 т.р.
Оставшаяся сумма сверх лимита должна быть передана в банк на инкассацию.
Второй вариант расчета учитывает сумму расходов компании. Формула выглядит так:
Л = Р / П * Ч,
где Р – сумма расходов фирмы, т.р.
Пример № 2. Исходные данные для расчета:
- период – август;
- число дней – 23;
- выплаты за период составили 350 т.р.;
- инкассация один раз в 7 дней.
Расчеты:
350 / 23*7 = 106,5 т.р.
Лимит в кассе установлен 106, 5 т.р.
Формула и методика расчета лимита обязательно указываются в учетной политике компании.
Важно! В 2023 году расчет лимита можно производить в произвольной форме. Надо только обязательно указать применяемый способ расчета. Документооборот остается тем же.
Среди основных документов при установлении лимита выделяют:
- приказ об установлении либо отмене лимита;
- пример расчета.
Скачать образцы и бланки данных документов можно ниже.
Условие соблюдения кассовой дисциплины № 7: Применение ККТ нового образца
ККТ – это устройство, которое необходимо для регистрации факта получения денежных средств от клиентов.
Требования к новому образцу ККТ:
- касса должна стоять на учете в налоговой инспекции;
- на корпусе указан заводской номер кассы;
- наличие фискального накопителя, в котором записываются все фискальные данные;
- наличие встроенных часов онлайн-режима;
- возможность проверки контрольных чисел регистрационного номера ККТ;
- печать фискальных документов;
- формирование фискальной документации в электронном виде и возможность передавать ее по требованию в соответствующие органы;
- возможность выдавать информацию о нарушении обмена данными;
- прием информации о платежах через терминалы при использовании эквайринга;
- печать QR кода на чеке;
- возможность формировать отчет о состоянии расчетов в текущий момент времени по запросу;
- возможность поиска любого документа по номеру;
- исполнение протоколов обмена информацией.
При применении ККТ нового образца отпадает необходимость заполнения следующих форм:
- форма КМ -6 (справка отчет кассира-операциониста);
- журнал кассира – операциониста по форме КМ-4;
- журнал показаний счетчиков ККМ (форма КМ-5);
- акт возврата денег клиентам (форма КМ-3).
Снять и потратить наличные деньги станет сложнее
Для определенных предпринимателей порядок ведения кассовой отчетности является упрощенным. К таким формам бизнеса согласно Постановлению ЦБ РФ от 03.2014 относят:
- малый бизнес;
- микробизнес;
- ИП (могут не оформлять РКО И ПКО, кассовую книгу).
К предприятиям малого бизнеса относят фирмы согласно следующим критериям:
- численность персонала от 16 до 100 человек;
- доход за год не выше 400 млн. рублей;
- к микропредприятию относят компании с численностью 15 человек (включительно) и суммой дохода не выше 60 млн. рублей в год;
- организация является потребительским кооперативом или коммерческой компанией.
Важно! Доля собственности государства в уставном капитале этих фирм не выше 25%.
Основными правилами соблюдения кассовой дисциплины являются:
- оформление кассовых документов, которые отражают движение наличных средств в кассе;
- соблюдение лимита кассы (установлен в самой компании расчетным путем. К концу рабочего дня сумма в кассе не может превышать данное значение);
- соблюдение правил выдачи наличных денег под отчет;
- соблюдение лимита на допустимую сумму наличных расчетов между юрлицами и ИП (не более 100 т.р.).
Момент трат сумм полученной выручки является центральным в соблюдении кассовой дисциплины.
На что можно тратить выручку из кассы:
- выплаты агенту при банковских операциях;
- выдача финансов на личные нужды предпринимателя;
- оплата товара, который был возвращен;
- страховые выплаты;
- расчеты по зарплате;
- расходы на выплату стипендий;
- выдача командировочных;
- выдача сумм под отчет;
- расходы на товары (кроме покупки ценных бумаг).
ККТ – это устройство, которое необходимо для регистрации факта получения денежных средств от клиентов.
Требования к новому образцу ККТ:
- касса должна стоять на учете в налоговой инспекции;
- на корпусе указан заводской номер кассы;
- наличие фискального накопителя, в котором записываются все фискальные данные;
- наличие встроенных часов онлайн-режима;
- возможность проверки контрольных чисел регистрационного номера ККТ;
- печать фискальных документов;
- формирование фискальной документации в электронном виде и возможность передавать ее по требованию в соответствующие органы;
- возможность выдавать информацию о нарушении обмена данными;
- прием информации о платежах через терминалы при использовании эквайринга;
- печать QR кода на чеке;
- возможность формировать отчет о состоянии расчетов в текущий момент времени по запросу;
- возможность поиска любого документа по номеру;
- исполнение протоколов обмена информацией.
При применении ККТ нового образца отпадает необходимость заполнения следующих форм:
- форма КМ -6 (справка отчет кассира-операциониста);
- журнал кассира – операциониста по форме КМ-4;
- журнал показаний счетчиков ККМ (форма КМ-5);
- акт возврата денег клиентам (форма КМ-3).
Штрафы за нарушения при использовании ККТ увеличат с 2021 года
Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.
Выдать деньги под отчет можно на основании заявления от сотрудника или приказа директора
(другого распорядительного документа). Приказ или распоряжение составляется в произвольной форме, но в нем должны быть такие данные:
- Фамилия, имя и отчество подотчетного лица;
- номер документа;
- сумма к выдаче;
- срок;
- назначение (опционально);
- дата, подпись.
Если составляется заявление, в нем сотрудник должен указать практически те же данные: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).
Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).
Наказание за отсутствие регистрации ККТ
Отсутствие аппарата – наиболее грубое нарушение кассовой дисциплины. ИП, осуществляющие работу с клиентами с помощью наличных расчетов или/и банковских карт должны выдавать клиентам чек за покупку.
Документ выдается в следующих случаях:
- продавец осуществил реализацию товара;
- работник оказал клиенту услугу, за которую тот заплатил;
- клиент сделал заказ заранее и получил услугу.
При отсутствии чекового документа, хозяйствующий субъект проверяется на наличие кассового аппарата. Если такое устройство отсутствует, то предпринимателя привлекают к ответственности за нарушение кассовой дисциплины. Размер штрафа зависит от конкретных обстоятельств (ст.14.5 КоАП РФ). В таблице представлены правонарушения и штрафные санкции за них:
| Правонарушение | Размер наказания должностного лица и ИП (тыс. руб.) |
| Полное отсутствие ККТ |
25–50% от суммы, полученной без применения ККТ; не меньше 10. |
| Деятельность, которая не подпадает под требования ФЗ о ККТ | 1,5–3 |
| Деятельность с неполадками в работе ККТ | 1,5–3 |
| Отсутствие чека при работе ККТ | 2 |
| Невыдача чека по требованию клиента при работе ККТ | 2 |
Организации вне зависимости от организационно-правовой формы и системы налогообложения обязаны соблюдать установленный порядок ведения кассовых операций (п. 4 ст. 346.11, п. 5 ст. 346.26 НК РФ, письмо Минфина от 09.06.2018 № 03-11-11/40059).
При этом некоторые компании могут вести кассовые операции в упрощенном виде. К ним относятся (п. 1 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У ):
- малые предприятия и микропредприятия;
- индивидуальные предприниматели.
На практике упрощенный порядок заключается в том, что малые и микропредприятия, а также ИП могут не устанавливать лимит остатка кассы. Также бизнесмены могут не составлять (абз. 10 п. 2, абз. 2 п. 4.1, абз. 9 п. 4.6 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У):
- приходные кассовые ордера;
- расходные ордера;
- кассовую книгу.
Контроль за соблюдением дисциплины при работе с наличностью
Правила ведения операций с наличностью должны соблюдать все работники предприятия. Но контроль за соблюдением кассовой дисциплины возложен на главного бухгалтера (при условии, конечно, что такая должность предусмотрена на предприятии). Если бизнес ведет ИП в единственном числе, то ответственность вся на нем.
Однако государство оставило за собой общие контрольные функции. Согласно нормам п. 1 ст. 7 закона РФ от 21.03.1991 № 943-1 проверка кассовой дисциплины находится в ведении Федеральной налоговой службы.
При осуществлении контрольных мероприятий налоговые органы хотят выявить:
- есть ли факты, когда выручка приходовалась не в полной мере или с нарушением сроков.
- превышен ли 100-тысячный лимит расчетов;
- превышался ли лимит остатка кассы;
- имелись ли нарушения при проведении операций через ККТ;
- всегда ли выдавались положенные кассовые ордера и правильно ли они оформлялись;
- всегда ли, когда положено, пробивались и выдавались кассовые чеки и оформлялись ли в положенных случаях БСО;
- совпадают ли кассовые остатки с данными, содержащимися в кассовых документах;
- не было ли случаев предоставления подотчетникам крупных сумм на большие сроки.
Некоторые общие нововведения
Порядок ведения кассовых операций может законодательно меняться. Например, до 2012 года обязанностей вести кассовую книгу у ИП не было, а с недавнего времени это требование к ним стало применяться, однако вести бухгалтерский учет они при этом не были обязаны. С июня 2014 года прежнее Положение от 12 октября 2011 года №373-П утратило силу, и в действие вступило Указание ЦБ №3210-У от 11 марта 2014 года. Этот документ прошел необходимую регистрацию в Минюсте, а потому его действие сегодня является единственно верным.
Нововведение 1. Если раньше ИП и субъекты малого бизнеса обязаны были следить за наличностью в кассе и не превышать определенный лимит, то сегодня такой лимит для них упразднен. Он остался обязательным только для тех организаций, которые не относятся к малому бизнесу.
Нововведение 2. Если ранее предприятия, не имевшие наличной выручки, лимит кассы устанавливали самостоятельно только по фактическим наличным расходам, то сегодня это жесткое правило отменено. Предприятия стали более свободны в выборе лимита, и они могут изменять его в выгодную для себя сторону. Налоговая инспекция в данном случае выступает лишь как наблюдатель, но напрямую помешать или как-то повлиять на установление лимита она сейчас не может. Инспектора могут лишь контролировать, соблюдается или нет, этот кассовый лимит. Вместе с тем, руководителям организаций хочется дать совет, который позволит избежать возникновения конфликтов и споров с налоговыми инспекторами. Необходимо своевременно создать внутренний приказ со ссылкой на Указание Центробанка №3210-У, который будет гласить, что с 1 июня 2014 года устанавливается новый порядок установления лимита. С данным приказом должны под роспись ознакомиться все кассиры и лица, имеющие доступ к работе кассового аппарата. Такие приказы необходимо иметь не только в головном офисе предприятия, но и во всех его структурных подразделениях, если таковые имеются.
В чем состоит соблюдение кассовой дисциплины
Соблюдение кассовой дисциплины сводится к исполнению правил, установленных следующими документами:
- Указанием Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У, которое определяет правила ведения кассовых операций для юрлиц и ИП.
Подробнее об этом документе читайте в статье «Нюансы положения о порядке ведения кассовых операций».
- Указанием ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У, которое содержит условия расчетов наличными деньгами.
- Законом РФ от 22.05.2003 № 54-ФЗ, устанавливающим правила применения ККТ.
- Законом РФ от 03.07.2016 № 290-ФЗ или законом об онлайн-кассах, внесшим существенные изменения в правила закона № 54-ФЗ.
Подробнее о законе № 290-ФЗ и последствиях его вступления в силу читайте в материалах:
- ;
- «Последние изменения в 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники»».
В отношении операционной кассы основные правила таковы:
- Назначается лицо, выполняющее функции кассира, с которым обязательно заключается договор о полной матответственности. Исключением будут ситуации, когда кассу ведет сам руководитель юрлица или ИП, работающий в одиночестве.
- Деньги и кассовые документы хранятся в условиях, обеспечивающих их сохранность.
- Операции, проводимые по кассе, оформляются документами установленной формы с соблюдением определенного порядка их заполнения. Оформление документов производится непосредственно при совершении операции, а по оприходованию наличной выручки, полученной вне операционной кассы, – ежедневно в конце рабочего дня. Кассовая дисциплина в 2019–2020 годах для ИП, которые ведут упрощенный учет своих операций, допускает, что документы по кассе можно не оформлять.
Подробнее о видах кассовых операций читайте в статье «Понятие и виды кассовых операций (правовое регулирование)».
- Если в операционную кассу поступает наличная выручка, то должен присутствовать кассовый аппарат. Выдача кассового чека при получении наличной выручки обязательна (ст. 5 закона № 54-ФЗ).
- Деньги, принимаемые кассиром, проверяются на подлинность. Соблюдается определенный порядок проверки их количества при приеме и выдаче.
- Поступившая в операционную кассу наличная выручка должна расходоваться только на определенные цели: выплата зарплаты, расчеты с поставщиками и покупателями, выдача под отчет. ИП могут брать деньги на личные нужды.
- Предельная сумма расчетов наличными деньгами между юрлицами, между ИП, между юрлицами и ИП ограничена величиной 100 000 руб. по одному договору. При этом расчеты с физлицами не лимитируются, а ИП для личных нужд из кассы вправе брать любые суммы.
Подробнее о лимите расчетов между юрлицами читайте .
- Выдача под отчет осуществляется по распоряжению руководителя либо по завизированному им заявлению подотчетного лица. Для отчета по выданным суммам предоставляется 3 рабочих дня от даты истечения срока, на который выдавались деньги (в том числе командировочные). Неизрасходованные суммы должны быть возвращены в кассу или будут удержаны из заработной платы подотчетного лица (ст. 137 ТК РФ).
- Устанавливается лимит остатка денег в кассе на конец рабочего дня. Порядок его расчета фирма или ИП выбирают самостоятельно из двух способов, предлагаемых указанием Банка РФ № 3210-У. Излишек должен быть сдан в банк. Наличие сверхлимитного остатка допускается только в дни выдачи зарплаты (не более 5 рабочих дней). Кассовая дисциплина в 2019-2020 годах для ООО, относящихся к СМП, и для ИП, предполагает, что эти лица могут не устанавливать данный лимит. Для обособленных подразделений он устанавливается либо головным офисом (если у подразделения нет своего расчетного счета), либо самостоятельно (если свой расчетный счет у подразделения есть).
Об определении величины лимита остатка кассы читайте в этом материале.
- Через кассу могут осуществляться операции с наличной валютой. Чаще всего они связаны с выдачей денег на зарубежные командировки и сдачей-получением валюты в банке. В некоторых случаях могут иметь место расчеты с резидентами (ст. 9 закона РФ от 10.12.2003 № 173-ФЗ).
Подробнее о валютных операциях читайте в статьях:
- «Валютные операции: понятие, виды, классификации»;
- «Изменения в валютном законодательстве в 2018-2019 годах».
Принятие наличной денежной выручки, как правило, обязывает ее получателя иметь кассовый аппарат, выдающий документ о принятии соответствующей суммы. В настоящее время обязательными для применения стали ККТ нового типа – онлайн-кассы. На них формируются не только кассовые чеки, но и БСО. Соответственно, поменялись требования к новым ККМ и документам, выдаваемым ими.
В части документов, формируемых по операционной кассе, изменений в 2019–2020 годах нет. Как нет и перемен в инстанции, проверяющей состояние кассовой дисциплины (т. е. соблюдение правил работы с наличными деньгами), – ею остается ИФНС. Несмотря на ограниченность срока привлечения к ответственности за совершение нарушений при работе с кассой, выявление таких нарушений чревато последствиями в виде выездной налоговой проверки.
Сама же административная ответственность с 2016 года существенно увеличена: выросли размеры штрафов, расширены виды ответственности за неприменение ККТ, в связи с началом работы с кассовой техникой нового типа введены новые основания для привлечения к ответственности.